Wim Le Page @wimlepage

In deel 2 van onze Start to GTD serie hebben we het over het verwerken van de input die je — zoals beschreven in deel 1 — hebt verzameld. Bij de verwerking van ideeën/input dien je je voor elk stukje een aantal vragen te stellen, en dat begint bij:

Is het iets dat ik moet doen?

Deze eerste vraag is een straffe, maar een belangrijke. Veel stress kan voorkomen worden door deze eerste vraag zo snel mogelijk te beantwoorden. Als het namelijk iets is wat je niet moet doen kan je onmiddellijk overgaan naar stap drie in de GTD werkstroom, het organiseren. Of, als het zo-even kan, gewoon dadelijk in de vuilbak ermee.

Je kan de vraag ook lezen als “Is het iets dat ik moet doen?”. Het kan namelijk zijn dat je de input gewoon kan doorgeven. Let wel, het is dan misschien nodig om deze doorgave op te volgen of er wel iets mee gebeurt. In dat geval is er dan ook terug weer “iets dat jij moet doen”, namelijk dit opvolgen. Hoe je met het bijhouden van zulke acties van start gaat is een onderdeel van stap drie.

Als het antwoord op vraag 1 positief is, als het dus effectief iets is wat je moet doen, komt de volgende lastige vraag:

Is dit een enkele actie of een project?

Als het een project is (en dat is eigenlijk alles dat niet met een enkele actie is afgehandeld) moet je bepalen wat de eerstvolgende actie is die je kan ondernemen om dit project te starten of verder te zetten.

Dat is uiteraard gemakkelijker gezegd dan gedaan. Ten eerste zijn enorm veel dingen mini-projecten, om niet te zeggen bijna alles. Als je dit niet goed beseft staat je todo-lijst de kortste keren vol met niet direct uitvoerbare zaken zoals ‘belastingsbrief’ of ‘probleem X’. Het is dus van belang om je hierin te trainen. Als starter neem je beter de eenvoudige aanpak: alles is een project.

Hoe omgaan met (mini) projecten

Hoe kom je van een project tot een eerstvolgende actie? Hiervoor is er in GTD het ‘natuurlijk plannen’ model opgesteld. Hierop ingaan is een beetje te veel voor deze start to GTD reeks, dus houden we het beknopt. Als je wel weet dat het project X moet gebeuren, maar eigenlijk nog niet weet hoe, dan zijn er een paar soorten acties die je kan opnemen om dit te weten te komen:

• brainstorm X
• google X
• draft voorstel rond X
• spreek Y mbt X
• plan meeting mbt X

Dit soort acties zorgt ervoor dat je eigenlijk meer informatie krijgt, en dus meer vat op X, om zo daarna concrete acties te kunnen formuleren.

Acties beschrijven

Als je bent te weten gekomen wat je moet doen, of je verzamelde idee/input is effectief maar een enkelvoudige actie, dan is het belangrijk om dit zo uitvoerbaar mogelijk te noteren¹. Dit kan je doen door je acties altijd starten met een werkwoord. Op die manier zijn ze meestal voldoende duidelijk beschreven (namelijk als een uitvoerbare actie) om er effectief aan te kunnen starten. Voorbeelden zijn: email, spreek, vraag, print, google, lees, schrijf, schets, teken, maak, … .

Uitvoeren of organiseren.

Eens je duidelijk hebt gedefinieerd wat het is, kunnen we het uitvoeren of organiseren. Maar dat bespreken we in deel 3 en 5 van de Start to GTD serie.