In deel 3 van onze Start to GTD serie bespreken we het organiseren. Voor een starter is dit het praktischste aspect van GTD. Maar soms wordt er daardoor wel eens van uitgegaan dat dit het enigste aspect is van GTD. Niets is minder waar, zoals je hopelijk al duidelijk is geworden door het lezen van de andere artikels in de Start to GTD reeks. Hoe dan ook is het wel een belangrijk onderdeel. Laten we eens kijken waarom.

Uit de vorige stappen van het proces zijn een aantal ‘dingen’ gevloeid. Om grip te kunnen krijgen op deze
‘dingen’ zullen we ze op een doordachte manier organiseren. De drie voornaamste te organiseren dingen zijn:

1. Acties
2. Projecten
3. Referentiemateriaal

Acties organiseren

Om je acties te organiseren maak je als starter best gebruik van twee niveaus en een aantal specifieke lijsten.

Domeinen

Als eerste niveau heb je de domeinen. Hier passen je projecten onder, maar ook eventuele losse acties. Voorbeelden zijn: Vrienden, Familie, Werk, Onderhoud, … . Het is nuttig om even na te denken wat die domeinen voor je zijn, maar verlies hier als starter niet te veel tijd aan. Deze domeinen zijn niet in steen gebeiteld, ze zullen ook evolueren in de tijd. Start gewoon met diegene die je dadelijk nodig acht.

Per domein heb je minstens 1 project nodig, net zoals je minstens een eerstvolgende actie per project nodig hebt. Dit zorgt ervoor dat er binnen dat domein vooruitgang kan geboekt worden. Tegenover een domein met enkel ‘losse acties’ moet je wantrouwig staan, geef je dit domein dan wel afdoende structurele aanpak?

Projecten

Het tweede niveau is het project niveau. Bij elk project heb je minstens 1 ‘eerstvolgende actie’ nodig. Deze fungeert eigenlijk als kickstart om dit project te kunnen starten of verder te zetten als je dit nodig acht. Natuurlijk kan je ook meerdere acties voor een project specifieren. Ik denk hier dan vooral aan de ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ acties. Het is niet de bedoeling dat je je actielijst opvult met alle mogelijke stappen die nodig zijn om tot de voltooiing van je project te komen. Deze zijn meestal nog te vaag en niet ‘uitvoerbaar’ te beschrijven (zoals besproken bij Verwerken) en vallen dan ook niet echt binnen de definitie van acties. Het is wel nuttig om deze informatie ergens bij te houden, maar zo’n grote brokken horen eerder thuis in een project plan of project nota’s die je tijdens je onderhoud kan bekijken om er echte fysieke acties uit te puren. Deze informatie houd je dus niet in je actielijsten bij.

Contexten

GTD stelt voor om deze eerstvolgende acties niet te noteren op een grote todo lijst, maar deze lijst op te splitsen in verschillende lijsten per context. Zo’n context is bijvoorbeeld een fysieke locatie of een fysiek toestel dat nodig is om de actie uit te voeren, bijvoorbeeld: @werk, @thuis, @telefoon. Het doel dat GTD hier aan koppelt is het wegfilteren van acties die je op dat moment toch niet kunt uitvoeren. In onze huidige hypergeconnecteerde wereld is dit echter minder nuttig geworden. Het onderscheid thuis/werk is misschien nog wel nuttig, maar ook dat durft te vervagen. Je zal dus voor je zelf moeten uitmaken of je deze dimensie echt nodig acht. Als starter kan ik het aanraden als een manier om ‘fysiek’ genoeg gedefinieerde acties te bekomen. Het kiezen van een fysieke context dwingt je na te denken over hoe je echt deze actie dient te realiseren: “Waar moet ik dit doen? Wat/wie heb ik nodig om dit te doen?”. Acties gegroepeerd bekijken per zulke contexten geeft dan ook een extra uitvoerbare dimensie.

Meer lijsten

Wat houden we nog in actielijsten bij? Naast de net beschreven lijst voor je effectieve projecten en de lijst(en) voor je eerstvolgende acties heb je ook nog de mogelijk “ooit/misschien” acties en projecten. Maak hier niet één lijst van, maar zoveel je er nodig hebt, bijvoorbeeld: misschien te kopen, films ooit te zien, boeken ooit te lezen, uit te proberen dingen, … Als je dus zoiets te binnenschiet kan je het dus steeds parkeren op de juiste lijst, maar als je snel moet zijn kan het natuurlijk steeds via de inbox passeren.

Een andere zeer belangrijke lijst is de “wacht op” lijst. Hier parkeer je alle acties die je van andere mensen verwacht. In plaats van een eerstvolgende actie kan de actie van een project een ‘wacht op’ actie zijn, waarbij de vereiste actie enkel de (wekelijkse) opvolging van deze actie is. Typisch zal je iets gevraagd hebben aan een bepaalde persoon via email of een ander medium. Zulke acties kan je best noteren met alle informatie er in vervat, voorbeeld: “WF:Kurt re:vraag”. Als je met contexten werkt kan het nuttig zijn deze ook in een @persoon context onder te brengen.

Sommige acties of projecten kan je ook gerust uitstellen omdat je er niet wekelijks aan hoeft herinnerd te worden maar wel vanaf een bepaald moment in de toekomst. Parkeer deze zaken op je kalender (en indien digitaal zet een reminder!).

Projecten organiseren

Zoals bij de acties vermeld houd je ook een lijst bij van al je projecten, mogelijk opgedeeld per domein. Maar het organiseren stopt natuurlijk niet bij de projecten en acties alleen. Van projecten dien je informatie bij te houden. Zo zal het voor sommige projecten nodig zijn om de planning en het referentiemateriaal bij te houden. Hier zullen we in de Start to GTD reeks niet verder op ingaan. Voor nu kan ik alleen maar zeggen: houd het simpel. Een lijstje voor de planning, een mapje voor het materiaal, … .

Referentiemateriaal organiseren

Voor het algemene referentiemateriaal geld hetzelfde, houd het simpel. Een fysiek alfabetisch mappensysteem zoals voorgesteld in het GTD boek is prima. Digitaal kan je gewoon met mappen per onderwerp werken. Maarhoud de hiërarchie zo vlak mogelijk. Op een modern computersysteem is de zoekfunctie je beste vriend. Het heeft niet veel zin om met mappen informatie toe te voegen die reeds in de bestanden zelf vervat zit, daarop kan je toch al zoeken.

In deel 2 van onze Start to GTD serie hebben we het over het verwerken van de input die je — zoals beschreven in deel 1 — hebt verzameld. Bij de verwerking van ideeën/input dien je je voor elk stukje een aantal vragen te stellen, en dat begint bij:

Is het iets dat ik moet doen?

Deze eerste vraag is een straffe, maar een belangrijke. Veel stress kan voorkomen worden door deze eerste vraag zo snel mogelijk te beantwoorden. Als het namelijk iets is wat je niet moet doen kan je onmiddellijk overgaan naar stap drie in de GTD werkstroom, het organiseren. Of, als het zo-even kan, gewoon dadelijk in de vuilbak ermee.

Je kan de vraag ook lezen als “Is het iets dat ik moet doen?”. Het kan namelijk zijn dat je de input gewoon kan doorgeven. Let wel, het is dan misschien nodig om deze doorgave op te volgen of er wel iets mee gebeurt. In dat geval is er dan ook terug weer “iets dat jij moet doen”, namelijk dit opvolgen. Hoe je met het bijhouden van zulke acties van start gaat is een onderdeel van stap drie.

Als het antwoord op vraag 1 positief is, als het dus effectief iets is wat je moet doen, komt de volgende lastige vraag:

Is dit een enkele actie of een project?

Als het een project is (en dat is eigenlijk alles dat niet met een enkele actie is afgehandeld) moet je bepalen wat de eerstvolgende actie is die je kan ondernemen om dit project te starten of verder te zetten.

Dat is uiteraard gemakkelijker gezegd dan gedaan. Ten eerste zijn enorm veel dingen mini-projecten, om niet te zeggen bijna alles. Als je dit niet goed beseft staat je todo-lijst de kortste keren vol met niet direct uitvoerbare zaken zoals ‘belastingsbrief’ of ‘probleem X’. Het is dus van belang om je hierin te trainen. Als starter neem je beter de eenvoudige aanpak: alles is een project.

Hoe omgaan met (mini) projecten

Hoe kom je van een project tot een eerstvolgende actie? Hiervoor is er in GTD het ‘natuurlijk plannen’ model opgesteld. Hierop ingaan is een beetje te veel voor deze start to GTD reeks, dus houden we het beknopt. Als je wel weet dat het project X moet gebeuren, maar eigenlijk nog niet weet hoe, dan zijn er een paar soorten acties die je kan opnemen om dit te weten te komen:

• brainstorm X
• google X
• draft voorstel rond X
• spreek Y mbt X
• plan meeting mbt X

Dit soort acties zorgt ervoor dat je eigenlijk meer informatie krijgt, en dus meer vat op X, om zo daarna concrete acties te kunnen formuleren.

Acties beschrijven

Als je bent te weten gekomen wat je moet doen, of je verzamelde idee/input is effectief maar een enkelvoudige actie, dan is het belangrijk om dit zo uitvoerbaar mogelijk te noteren¹. Dit kan je doen door je acties altijd starten met een werkwoord. Op die manier zijn ze meestal voldoende duidelijk beschreven (namelijk als een uitvoerbare actie) om er effectief aan te kunnen starten. Voorbeelden zijn: email, spreek, vraag, print, google, lees, schrijf, schets, teken, maak, … .

Uitvoeren of organiseren.

Eens je duidelijk hebt gedefinieerd wat het is, kunnen we het uitvoeren of organiseren. Maar dat bespreken we in deel 3 en 5 van de Start to GTD serie.

De GTD werkstroom start bij de input die we dagelijks te verwerken krijgen. Input komt tot ons via verschillende wegen. Ruwweg kunnen we de volgende types input onderscheiden:

• digitale input (e-mail, …)
• analoge input (brieven, …)
• menselijke input (gesprekken, …)
• interne input (je hersenen)

Voor die eerste twee hebben de meeste mensen wel een verzamelsysteem. Zo komen e-mails binnen in de inbox van je mailprogramma, en komen brieven binnen in je brievenbus. Hoewel hier nog veel over te zeggen valt¹, ga ik er even van uit dat die eerste twee types input gedekt zijn, er bestaan tenslotte gangbare “inboxen” voor. Echter voor die laatste twee hebben de meeste mensen maar één soort inbox, en zelfs een hele slechte: hun eigen hoofd.

Een belangrijk onderdeel van GTD is dan ook de regel: “Haal het uit je hoofd”. Dit komt neer op de zaken die voortvloeien uit deze laatste twee soorten input ergens te noteren — te “verzamelen” — buiten je hoofd.

GTD zegt weliswaar alles wat je te binnenschiet, ook leuke ideetjes en fantasietjes, te verzamelen. Dat is misschien wel de goede gewoonte om op termijn te ontwikkelen (want elk “los eindje” is er een te veel, dat uiteindelijk alleen maar in je hoofd zal blijven rondspoken), maar als je start met écht alles te verzamelen krijg je al snel een hoopje input erbij, dat je, als (her)starter, niet onmiddellijk verwerkt zal kunnen krijgen. Dat kan demotiverend werken, zeker als je net met GTD gestart bent om net terug een beetje meer grip te krijgen op je huidige situatie en niet met nog meer input geconfronteerd wil worden.

Vandaar het voorstel om als start enkel die dingen te verzamelen die tot je komen als er ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ door je hoofd flitst. Dit zijn “belangrijke” dingen, weliswaar op verchillende niveaus. Zo zou je op deze manier bijvoorbeeld zowel ‘Koop brood’ als ‘Email X - status project Y’ kunnen verzamelen. Twee compleet verschillende taken, maar beiden wel relevant in hun eigen gebied (respectievelijk bijvoorbeeld ‘Familie’ en ‘Werk’).

Om goed en snel te kunnen verzamelen schrijf je deze dingen altijd ergens op eenzelfde plaats op. Deze unieke plaats wordt als het ware dus de “inbox” voor de laatste twee type inputs, net zoals je al inbox had voor je e-mails.

Voor deze inbox gebruik je best een medium dat je goed ligt, iets waar je vertrouwd mee bent en dat je altijd bij je hebt. Voor mij is dat momenteel voor privé zaken mijn gsm², en voor professionele zaken mijn computer en een notitieboek³.

Zorg er in ieder geval voor dat je geen weerstand hebt om hier iets in/op te kribbelen. Dat is ook de reden waarom ik persoonlijk eerder voor de digitale oplossing kies. Ik vind het namelijk zonde om een mooie moleskine te “bekladden”⁴ met zaken zoals ‘koop brood’, terwijl je digitaal zoiets na verwerking verwijderen kan zonder sporen na te laten. Om te starten kan ik enkel aanraden om het niet te ver te zoeken. Gebruik gewoon iets dat je nu al bij hebt: je gsm, je agenda, een notietieboekje, … maar wees vooral rigoureus met alles enkel daar te verzamelen. Dus gebruik niet én je gsm én wat papiertjes én je agenda, én … Start simpel.

Het belangrijkste doel bij de stap “verzamelen” is: haal het uit je hoofd. Door het ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ criterium toe te passen en gebruik te maken van één enkele “inbox” zal je hopelijk sneller van start kunnen gaan met dit onderdeel van de GTD werkstroom⁵.