Februari 2012

Start to GTD: Doen

Met het doen komen we aan bij de kern van de Start to GTD reeks en in het algemeen GTD zelf. Al de constructies die we hebben opgezet zijn er net om beter dingen te kunnen doen.

Beslissen wat je vandaag en op dit moment kan doen hangt af van een aantal zaken:

  • wat er vandaag op je kalender staat
  • taken die je reeds gedefinieerd hebt
  • nieuw werk dat op je afkomt
  • werk dat je nog dient te definiëren

Dit zijn de dingen die je eigenlijk dient te bekijken in een soort ‘dagelijks onderhoud’ zodanig dat je acties voor die dag klaar hebt.

Kalender

Je kalender is je vaste waarde. Op je kalender zouden dan ook enkel dingen mogen staan die effectief op die dagen moeten gebeuren. Daaronder vallen dus afspraken, maar bijvoorbeeld ook échte deadlines.

Gedefinieerde taken

Je actie lijsten staan normaal vol met taken die je reeds uitvoerbaar hebt gedefinieerd. Dus kan je ze ook uitvoeren. Welke je kiest hangt hier af van enkele criteria:

  • De context
  • De beschikbare tijd
  • De beschikbare energie
  • De prioriteiten

De context

Afhankelijk van de context waarin je zich bevind zijn er slechts een deel van je gedefinieerde taken echt uitvoerbaar. Zelfs als er de mogelijkheid is om tussen verschillende contexten te wisselen, is het vaak efficiënter om gegroepeerd taken binnen dezelfde context af te handelen.

De beschikbare tijd

10 minuten voor een meeting begin je best niet aan een taak die langer dan 10 minuten in beslag neemt. Vele soorten taken hebben een opstart- of inwerktijd. Hiermee dien je dus uiteraard rekening mee te houden. Ook de geschatte duurtijd van de taak is relevant om ervoor te zorgen dat je geen onrealistische hoeveelheid taken denkt af te kunnen handelen.

De beschikbare energie

Na een urenlange meeting of op het einde van de dag kan je energiepijl zo laag zijn dat bepaalde intensieve taken niet realistisch zijn. Andere taken zijn net perfect voor zulke momenten. Zulke taken op voorhand gedefinieerd hebben zorgt ervoor dat je op zulke lage energie momenten toch nuttig bezig kan zijn, en niet hoeft terug te vallen op onnuttige tijdverdrijven.

De prioriteiten

Na de bovenhaalde filters te hebben toegepast kan je nog veel mogelijkheden hebben. Zo kan je bijvoorbeeld vol energie klaar aan je bureau zitten, geen meeting in het zicht. Dan komt het er op neer om die taken te selecteren die de hoogste prioriteit hebben. De prioriteit van je taken is natuurlijk afhankelijk van de prioriteiten van je projecten. Deze worden door jezelf bepaald en opgevolgd in het (wekelijks) onderhoud en hangen samen met het regelmatig bekijken van je focus horizonten1.

Nieuw werk

Gedurende de dag kan (en zal) er nieuw werk op je afkomen. Hier is de kunst om hier niet meteen op te springen als dat niet nodig is. Die beslissing zelf moet je natuurlijk nemen aan de hand van de zelfde criteria die we aanhaalden voor gedefinieerde taken. Als je er niet meteen aan start is het natuurlijk belangrijk het nieuwe werk de normale weg te laten volgen en het via je inbox tot op een van je taken/project lijsten te brengen.

Te definiëren werk

Het verwerken van je inbox, het nakijken van projecten, … De taken die nodig zijn om je GTD systeem draaiende te houden, zijn natuurlijk ook mogelijke acties die je kan uitvoeren. Afhankelijk van hoeveel grip je op je werk hebt, kan het nodig zijn om eerst hier tijd in te steken. Een goed wekelijks onderhoud moet er voor zorgen dat het de pan niet uitswingt, maar dagelijks de dingen bijsturen zorgt ervoor dat je dag na dag op de rails blijft.


  1. Verdere diepgang rond het hoe en waarom van focus horizonten vallen buiten deze starters reeks. 

Organisatie en verandering

Verandering is onvermijdelijk. Als we ons leven organiseren doen we dat op basis van de huidige situatie. Maar een situatie is al gauw achterhaald. Veranderingen overkomen ons vaak zonder dat we het goed en wel beseffen. Verder zijn sommige veranderingen voldoende overweldigend dat ze een zekere periode nodig hebben om te settelen.

Dit alles gezegd zijnde, is het duidelijk dat we meestal niet stil staan bij onze organisatie na zulke veranderingen. Toch is dit wel nuttig, om niet te zeggen, nodig. Voor je het weet erger je je aan iets zonder het goed en wel te beseffen dat deze ergernis eigenlijk te wijten is aan een organisatie gebaseerd op een achterhaalde situatie. Een typisch voorbeeld is de plaats van gebruiksvoorwerpen. Wat ligt er in de bovenste schuif? Wat ligt er weggestopt op zolder? Wat waar ligt is niet alleen individueel maar ook temporeel.

Neem in je jaarlijks onderhoud al je ‘organisatie’ eens onder de loupe en stel de vraag: “Is dit op dit moment nog wel nodig op deze manier?”.

Verder plan je best een extra onderhoud een maand (of twee) na de einddatum van grote (veranderings)projecten waar je je ook deze vragen stelt.

Extra aandacht voor potentieel achterhaalde organisatie bespaart je toekomstige ergernissen en maakt ruimte vrij voor de huidige noden.