Wim Le Page @wimlepage

De GTD werkstroom start bij de input die we dagelijks te verwerken krijgen. Input komt tot ons via verschillende wegen. Ruwweg kunnen we de volgende types input onderscheiden:

• digitale input (e-mail, …)
• analoge input (brieven, …)
• menselijke input (gesprekken, …)
• interne input (je hersenen)

Voor die eerste twee hebben de meeste mensen wel een verzamelsysteem. Zo komen e-mails binnen in de inbox van je mailprogramma, en komen brieven binnen in je brievenbus. Hoewel hier nog veel over te zeggen valt¹, ga ik er even van uit dat die eerste twee types input gedekt zijn, er bestaan tenslotte gangbare “inboxen” voor. Echter voor die laatste twee hebben de meeste mensen maar één soort inbox, en zelfs een hele slechte: hun eigen hoofd.

Een belangrijk onderdeel van GTD is dan ook de regel: “Haal het uit je hoofd”. Dit komt neer op de zaken die voortvloeien uit deze laatste twee soorten input ergens te noteren — te “verzamelen” — buiten je hoofd.

GTD zegt weliswaar alles wat je te binnenschiet, ook leuke ideetjes en fantasietjes, te verzamelen. Dat is misschien wel de goede gewoonte om op termijn te ontwikkelen (want elk “los eindje” is er een te veel, dat uiteindelijk alleen maar in je hoofd zal blijven rondspoken), maar als je start met écht alles te verzamelen krijg je al snel een hoopje input erbij, dat je, als (her)starter, niet onmiddellijk verwerkt zal kunnen krijgen. Dat kan demotiverend werken, zeker als je net met GTD gestart bent om net terug een beetje meer grip te krijgen op je huidige situatie en niet met nog meer input geconfronteerd wil worden.

Vandaar het voorstel om als start enkel die dingen te verzamelen die tot je komen als er ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ door je hoofd flitst. Dit zijn “belangrijke” dingen, weliswaar op verchillende niveaus. Zo zou je op deze manier bijvoorbeeld zowel ‘Koop brood’ als ‘Email X - status project Y’ kunnen verzamelen. Twee compleet verschillende taken, maar beiden wel relevant in hun eigen gebied (respectievelijk bijvoorbeeld ‘Familie’ en ‘Werk’).

Om goed en snel te kunnen verzamelen schrijf je deze dingen altijd ergens op eenzelfde plaats op. Deze unieke plaats wordt als het ware dus de “inbox” voor de laatste twee type inputs, net zoals je al inbox had voor je e-mails.

Voor deze inbox gebruik je best een medium dat je goed ligt, iets waar je vertrouwd mee bent en dat je altijd bij je hebt. Voor mij is dat momenteel voor privé zaken mijn gsm², en voor professionele zaken mijn computer en een notitieboek³.

Zorg er in ieder geval voor dat je geen weerstand hebt om hier iets in/op te kribbelen. Dat is ook de reden waarom ik persoonlijk eerder voor de digitale oplossing kies. Ik vind het namelijk zonde om een mooie moleskine te “bekladden”⁴ met zaken zoals ‘koop brood’, terwijl je digitaal zoiets na verwerking verwijderen kan zonder sporen na te laten. Om te starten kan ik enkel aanraden om het niet te ver te zoeken. Gebruik gewoon iets dat je nu al bij hebt: je gsm, je agenda, een notietieboekje, … maar wees vooral rigoureus met alles enkel daar te verzamelen. Dus gebruik niet én je gsm én wat papiertjes én je agenda, én … Start simpel.

Het belangrijkste doel bij de stap “verzamelen” is: haal het uit je hoofd. Door het ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ criterium toe te passen en gebruik te maken van één enkele “inbox” zal je hopelijk sneller van start kunnen gaan met dit onderdeel van de GTD werkstroom⁵.