Met het doen komen we aan bij de kern van de Start to GTD reeks en in het algemeen GTD zelf. Al de constructies die we hebben opgezet zijn er net om beter dingen te kunnen doen.

Beslissen wat je vandaag en op dit moment kan doen hangt af van een aantal zaken:

• wat er vandaag op je kalender staat
• taken die je reeds gedefinieerd hebt
• nieuw werk dat op je afkomt
• werk dat je nog dient te definiëren

Dit zijn de dingen die je eigenlijk dient te bekijken in een soort ‘dagelijks onderhoud’ zodanig dat je acties voor die dag klaar hebt.

Kalender

Je kalender is je vaste waarde. Op je kalender zouden dan ook enkel dingen mogen staan die effectief op die dagen moeten gebeuren. Daaronder vallen dus afspraken, maar bijvoorbeeld ook échte deadlines.

Gedefinieerde taken

Je actie lijsten staan normaal vol met taken die je reeds uitvoerbaar hebt gedefinieerd. Dus kan je ze ook uitvoeren. Welke je kiest hangt hier af van enkele criteria:

• De context
• De beschikbare tijd
• De beschikbare energie
• De prioriteiten

De context

Afhankelijk van de context waarin je zich bevind zijn er slechts een deel van je gedefinieerde taken echt uitvoerbaar. Zelfs als er de mogelijkheid is om tussen verschillende contexten te wisselen, is het vaak efficiënter om gegroepeerd taken binnen dezelfde context af te handelen.

De beschikbare tijd

10 minuten voor een meeting begin je best niet aan een taak die langer dan 10 minuten in beslag neemt. Vele soorten taken hebben een opstart- of inwerktijd. Hiermee dien je dus uiteraard rekening mee te houden. Ook de geschatte duurtijd van de taak is relevant om ervoor te zorgen dat je geen onrealistische hoeveelheid taken denkt af te kunnen handelen.

De beschikbare energie

Na een urenlange meeting of op het einde van de dag kan je energiepijl zo laag zijn dat bepaalde intensieve taken niet realistisch zijn. Andere taken zijn net perfect voor zulke momenten. Zulke taken op voorhand gedefinieerd hebben zorgt ervoor dat je op zulke lage energie momenten toch nuttig bezig kan zijn, en niet hoeft terug te vallen op onnuttige tijdverdrijven.

De prioriteiten

Na de bovenhaalde filters te hebben toegepast kan je nog veel mogelijkheden hebben. Zo kan je bijvoorbeeld vol energie klaar aan je bureau zitten, geen meeting in het zicht. Dan komt het er op neer om die taken te selecteren die de hoogste prioriteit hebben. De prioriteit van je taken is natuurlijk afhankelijk van de prioriteiten van je projecten. Deze worden door jezelf bepaald en opgevolgd in het (wekelijks) onderhoud en hangen samen met het regelmatig bekijken van je focus horizonten¹.

Nieuw werk

Gedurende de dag kan (en zal) er nieuw werk op je afkomen. Hier is de kunst om hier niet meteen op te springen als dat niet nodig is. Die beslissing zelf moet je natuurlijk nemen aan de hand van de zelfde criteria die we aanhaalden voor gedefinieerde taken. Als je er niet meteen aan start is het natuurlijk belangrijk het nieuwe werk de normale weg te laten volgen en het via je inbox tot op een van je taken/project lijsten te brengen.

Te definiëren werk

Het verwerken van je inbox, het nakijken van projecten, … De taken die nodig zijn om je GTD systeem draaiende te houden, zijn natuurlijk ook mogelijke acties die je kan uitvoeren. Afhankelijk van hoeveel grip je op je werk hebt, kan het nodig zijn om eerst hier tijd in te steken. Een goed wekelijks onderhoud moet er voor zorgen dat het de pan niet uitswingt, maar dagelijks de dingen bijsturen zorgt ervoor dat je dag na dag op de rails blijft.

In dit artikel vind je — als aanvullend materiaal op deel 4 van de Start to GTD reeks — een ruwe vertaling van de originele triggerlijst die ook in het Engelstalige GTD boek te vinden is. In een later artikel brengen we een vereenvoudigde iets minder zakelijk georiënteerd en bruikbaardere versie van deze lijst.

Projecten

• gestart, niet afgehandeld
• die gestart moeten worden
• “Te bekijken”

Communicatie te verrichten/ te verkrijgen

• telefoons
• e-mailsi
• voice mails
• faxen
• brieven
• memo’s

Verbintenissen/Beloften ten opzichte van anderen

• baas
• partners
• collega’s
• ondergeschikten
• anderen binnen de organisatie
• andere professionals
• klanten
• andere organisaties

Schrijven te vervolledigen / voor te leggen

• rapporten
• evaluaties
• reviews
• voorstellen
• artikels
• markting materiaal
• handleidingen
• samenvattingen
• verslagen
• herwerkingen en aanpassingen
• status rapporten
• gesprekken en communactie tracking

Meetings

• aanstaande
• te plannen
• te debriefen

Lees/Review

• boeken
• tijdschriften
• artikels

Financieel

• cash
• budget
• balance
• voorspellingen
• krediet
• te betalen
• te ontvangen
• banken
• investeringen
• asset management
• kleingeld

Planning/organisatie

• doelstellingen
• doelen
• aankomende
  • presentaties
  • meetings
  • conferenties
  • reizen
  • vakanties
  • evenementen
• plannen
  • business plans
  • marketing plans
  • financial plans

Administratie

• overheid
• verzekering
• personeel
• procedures
• richtlijnen
• opleidingen

Sytemen

• telefoon
• computers
• software
• databases
• kantoorbenodigdheden
• printers
• faxen
• filing
• opslag
• kantoormeubelen
• decoratie
• voorraad
• business cards
• briefpapier
• organisers

Waiting for

• informatie
• gedelegeerde taken/projecten
• onderdelen van projecten
• antwoorden
  • op communicatie
  • op voorstellen
• verstuurde items
  • voor terugbetaling
• voor antwoord
• tickets
• externe acties die nodig zijn om een project verder te zetten of te vervolledigen
• bestellingen

Professionele ontwikkeling

• opleidingen
• seminars
• te leren
• te onderzoeken
• vaardigheden te ontwikkelen
• boeken te lezen
• onderzoek
• professioneel onderwijs
• licenties
• diploma’s
• carrière
• cv

kleding

• professioneel

Organisatie

• Organisatie ontwikkeling
  • organogram
  • herstructurering
  • authoriteiten
  • job beschrijving
  • faciliteiten
  • nieuwe systemen
  • veranderingsinitiatieven
  • leiderschap
  • opvolginsplanning
  • cultuur

Personeel

• aannemen
• afdanken
• reviews
• personeelsontwikkeling
• communicatie
• moraal
• feedback
• compensaties

Verkoop

• klanten
• prospectie
• leads
• verkoopsproces
• opleiding
• relaties
  • bouwen
  • onderhouden
• rapportering
• dienst na verkoop

Marketing/promotie

• campagne
• materiaal
• public relations

Onderhoud. Het is misschien een bizarre term die je eerder doet denken aan het binnenbrengen van je wagen bij de garage, maar eigenlijk is de term wel gepast. Zonder een regelmatig onderhoud kan je wagen niet vlot blijven rijden. Ook voor je GTD systeem geldt dit. Het hoe en waarom doen we in dit 4de deel van onze Start to GTD serie uit de doeken.

Wekelijks onderhoud

Een van de belangrijkste maar ook lastigste onderdelen van GTD is het wekelijkse onderhoud. De meeste GTD starters hebben hier dan ook het meeste moeite mee. Wekelijks is een hoge frequentie. Toch kan er niet genoeg benadrukt worden dat dit eigenlijk een van de belangrijkste onderdelen van GTD is. Zowat de hele effectiviteit van het systeem staat of valt met het onderhoud dat er voor zorgt dat het systeem zelf relevant en up to date blijft.

Het wekelijks onderhoud kan je zien als een wekelijks wederkerend project met een vaste actieset. Op papier kan je dit met een checklistje doen, in digitale systemen kan je dit met wederkerende takenlijsten.

De acties die je wekelijks dient uit te voeren zijn de volgende:

1. Vul je inbox
2. Maak je inbox leeg
3. Maak je hoofd leeg
4. Kijk kalender na
5. Kijk volgende acties na
6. Kijk wacht op acties na
7. Overloop je projecten
8. Overloop je ooit/misschien

Vul je inbox

In de vorige artikels hebben we aangeraden om als starter zo eenvoudig mogelijk te beginnen en dus ook maar één inbox te gebruiken. Op termijn kan dit wat uitgebreid worden. Maar omdat dat nu niet het geval is, is het wekelijks onderhoud het moment om dit wat op te vangen. Het zal namelijk zo zijn dat je gedurende de week ook nog wat losse papiertjes en dergelijke verzameld hebt. Nu is het het moment om die even te verzamelen en klaar te hebben om te verwerken.

Maak je inbox leeg

Als je de Start to GTD reeks tot hiertoe gevolgd hebt, heb je nu op zijn minst een:

• e-mail inbox
• brievenbus/bakje
• ideeën inbox (het notitieboek of toestel waar we in deel 1 over spraken)
• verzameling losse papiertjes (uit de vorige stap)

Deze dien je allemaal leeg te maken. Om geen van je inboxen te vergeten maak je er best aparte taken van in je takenlijst of checklist, zo kan je ze stuk voor stuk afvinken.

Wat wil dit leegmaken zeggen? Wel dit is het verwerken zoals we besproken hebben in deel 2; dus met als resultaat projecten en uitvoerbare acties.

Maak je hoofd leeg

Als er nog iets in je hoofd rondzweeft is het nu het moment om het te noteren en ineens te verwerken. Het is nuttig om voor deze oefening een trigger-lijst te gebruiken die je overloopt om je hoofd te stimuleren zijn informatie prijs te geven. Een voorbeeld trigger-lijst vind je in het vorige extra artikel¹.

Kijk kalender na

Wat is er vorige week gebeurd waar ik misschien nog iets voor moet doen? Wat gaat er volgende week gebeuren waar ik misschien nog iets voor moet doen? Dat zijn de twee vragen waar je in deze stap een antwoord op zoekt. Soms is het ook nuttig om meer dan een week in het verleden of de toekomst te kijken, maar meestal is het voldoende. Ook hiervan verwerk je de gegevens tot uitvoerbare acties.

Kijk volgende acties na

Als het goed is hebben de vorige stappen je actielijsten, die we reeds bespraken in deel 3, aangevuld. Nu is het tijd om deze nieuwe acties samen met de nog oude overgebleven acties te overlopen. Het doel is om na te gaan of deze acties nog geldig zijn. Een geldig wil onder andere zeggen:

• de actie moet nog uitgevoerd worden
• de actie is nog steeds relevant voor de vooruitgang van een project
• de actie is uitvoerbaar geformuleerd
• de actie is geen project op zich
• de actie heeft een juiste context toegewezen
• …

In deze stap kan het dus zijn dat je

• acties schrapt
• acties anders formuleert
• nieuwe projecten definieert samen met een eerstvolgende actie
• …

Kijk wacht op acties na

Kijk na of je wacht op acties nog relevant zijn. Is hetgeen waar je op wacht reeds gearriveerd? Is het nog nodig dat er op gewacht wordt? Wacht ik er al te lang op? Als het antwoord op dit laatste positief is, dien je een nieuwe actie te formuleren om contact op te nemen met de persoon of instantie waar je op wacht.

Overloop je projecten

Overloop je lijst met je projecten. Is deze lijst volledig? Is er voor elk project een eerstvolgende actie beschreven? Hoe staat de planning van het project? Dit zijn geen makkelijke vragen. Het beheren van projecten is dan ook een onderwerp op zich dat we in een latere reeks zullen behandelen. Als starter is het belangrijkste dat je al je projecten hebt genoteerd én voor elk project een eerstvolgende actie is genoteerd. Het wekelijkse onderhoud is de moment om er voor te zorgen dat dit waar is en blijft.

Overloop je ooit/misschien

Als laatste stap bekijk je je ooit/misschien lijst. Deze is geen onbelangrijk deel van het wekelijks onderhoud, maar ook niet super belangrijk. Deze stap kan je dus bijvoorbeeld enkel tweewekelijks doen. Het is vooral belangrijk om na te gaan dat wat hier staat nog steeds als ooit/misschien kan blijven geklasseerd worden. Als dat niet is, verwerk je het tot uitvoerbare acties.

Meer onderhoud

Naast het wekelijkse onderhoud is het ook aan te raden om ook onderhoud over grotere termijnen te houden. Zo kan je een maandelijks onderhoud uitvoeren. Hierin bekijk je dan de afgelopen maand en de komende maand. Ook per kwartaal of half jaar loont het de moeite om even stil te staan bij de langere termijn zaken.

Het jaarlijks evalueren van je doelstellingen is ook relevant. In plaats van nutteloze ‘goede voornemens voor het nieuwe jaar’ op te lijsten doe je er beter aan op met de structuur van een onderhoud het afgelopen jaar en het komende jaar onder de loupe te nemen. Zo krijg je een beter zicht waar je vandaan komt en waar je naartoe wil. Op basis daarvan kan je dan haalbare doelstellingen formuleren, hiervoor de juiste projecten definiëren met een aftoetsbare uitkomst, en voor deze projecten concrete eerstvolgende acties uitschrijven.

Onderhoud het onderhoud

In dit artikel geven we slechts een leidraad om als starter aan dit onderhoud te beginnen. Maar met de tijd zal je je onderhoud zelf aanpassen om beter afgestemd te zijn op jouw manier van werken. Het belangrijkste aan het onderhoud is dat je dit regelmatig doet. Door de drukte van het bestaan kan het wel is voorvallen dat je er een week niet toekomt. Pak de draad dan de volgende week terug op, wat het belangrijkste aan het onderhoud is dat je het onderhoud.