Start to GTD: organiseren

• • #gtd #start-to-gtd

In deel 3 van onze Start to GTD serie bespreken we het organiseren. Voor een starter is dit het praktischste aspect van GTD. Maar soms wordt er daardoor wel eens van uitgegaan dat dit het enigste aspect is van GTD. Niets is minder waar, zoals je hopelijk al duidelijk is geworden door het lezen van de andere artikels in de Start to GTD reeks. Hoe dan ook is het wel een belangrijk onderdeel. Laten we eens kijken waarom.

Uit de vorige stappen van het proces zijn een aantal ‘dingen’ gevloeid. Om grip te kunnen krijgen op deze
‘dingen’ zullen we ze op een doordachte manier organiseren. De drie voornaamste te organiseren dingen zijn:

  1. Acties
  2. Projecten
  3. Referentiemateriaal

Acties organiseren

Om je acties te organiseren maak je als starter best gebruik van twee niveaus en een aantal specifieke lijsten.

Domeinen

Als eerste niveau heb je de domeinen. Hier passen je projecten onder, maar ook eventuele losse acties. Voorbeelden zijn: Vrienden, Familie, Werk, Onderhoud, … . Het is nuttig om even na te denken wat die domeinen voor je zijn, maar verlies hier als starter niet te veel tijd aan. Deze domeinen zijn niet in steen gebeiteld, ze zullen ook evolueren in de tijd. Start gewoon met diegene die je dadelijk nodig acht.

Per domein heb je minstens 1 project nodig, net zoals je minstens een eerstvolgende actie per project nodig hebt. Dit zorgt ervoor dat er binnen dat domein vooruitgang kan geboekt worden. Tegenover een domein met enkel ‘losse acties’ moet je wantrouwig staan, geef je dit domein dan wel afdoende structurele aanpak?

Projecten

Het tweede niveau is het project niveau. Bij elk project heb je minstens 1 ‘eerstvolgende actie’ nodig. Deze fungeert eigenlijk als kickstart om dit project te kunnen starten of verder te zetten als je dit nodig acht. Natuurlijk kan je ook meerdere acties voor een project specifieren. Ik denk hier dan vooral aan de ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ acties. Het is niet de bedoeling dat je je actielijst opvult met alle mogelijke stappen die nodig zijn om tot de voltooiing van je project te komen. Deze zijn meestal nog te vaag en niet ‘uitvoerbaar’ te beschrijven (zoals besproken bij Verwerken) en vallen dan ook niet echt binnen de definitie van acties. Het is wel nuttig om deze informatie ergens bij te houden, maar zo’n grote brokken horen eerder thuis in een project plan of project nota’s die je tijdens je onderhoud kan bekijken om er echte fysieke acties uit te puren. Deze informatie houd je dus niet in je actielijsten bij.

Contexten

GTD stelt voor om deze eerstvolgende acties niet te noteren op een grote todo lijst, maar deze lijst op te splitsen in verschillende lijsten per context. Zo’n context is bijvoorbeeld een fysieke locatie of een fysiek toestel dat nodig is om de actie uit te voeren, bijvoorbeeld: @werk, @thuis, @telefoon. Het doel dat GTD hier aan koppelt is het wegfilteren van acties die je op dat moment toch niet kunt uitvoeren. In onze huidige hypergeconnecteerde wereld is dit echter minder nuttig geworden. Het onderscheid thuis/werk is misschien nog wel nuttig, maar ook dat durft te vervagen. Je zal dus voor je zelf moeten uitmaken of je deze dimensie echt nodig acht. Als starter kan ik het aanraden als een manier om ‘fysiek’ genoeg gedefinieerde acties te bekomen. Het kiezen van een fysieke context dwingt je na te denken over hoe je echt deze actie dient te realiseren: “Waar moet ik dit doen? Wat/wie heb ik nodig om dit te doen?”. Acties gegroepeerd bekijken per zulke contexten geeft dan ook een extra uitvoerbare dimensie.

Meer lijsten

Wat houden we nog in actielijsten bij? Naast de net beschreven lijst voor je effectieve projecten en de lijst(en) voor je eerstvolgende acties heb je ook nog de mogelijk “ooit/misschien” acties en projecten. Maak hier niet één lijst van, maar zoveel je er nodig hebt, bijvoorbeeld: misschien te kopen, films ooit te zien, boeken ooit te lezen, uit te proberen dingen, … Als je dus zoiets te binnenschiet kan je het dus steeds parkeren op de juiste lijst, maar als je snel moet zijn kan het natuurlijk steeds via de inbox passeren.

Een andere zeer belangrijke lijst is de “wacht op” lijst. Hier parkeer je alle acties die je van andere mensen verwacht. In plaats van een eerstvolgende actie kan de actie van een project een ‘wacht op’ actie zijn, waarbij de vereiste actie enkel de (wekelijkse) opvolging van deze actie is. Typisch zal je iets gevraagd hebben aan een bepaalde persoon via email of een ander medium. Zulke acties kan je best noteren met alle informatie er in vervat, voorbeeld: “WF:Kurt re:vraag”. Als je met contexten werkt kan het nuttig zijn deze ook in een @persoon context onder te brengen.

Sommige acties of projecten kan je ook gerust uitstellen omdat je er niet wekelijks aan hoeft herinnerd te worden maar wel vanaf een bepaald moment in de toekomst. Parkeer deze zaken op je kalender (en indien digitaal zet een reminder!).

Projecten organiseren

Zoals bij de acties vermeld houd je ook een lijst bij van al je projecten, mogelijk opgedeeld per domein. Maar het organiseren stopt natuurlijk niet bij de projecten en acties alleen. Van projecten dien je informatie bij te houden. Zo zal het voor sommige projecten nodig zijn om de planning en het referentiemateriaal bij te houden. Hier zullen we in de Start to GTD reeks niet verder op ingaan. Voor nu kan ik alleen maar zeggen: houd het simpel. Een lijstje voor de planning, een mapje voor het materiaal, … .

Referentiemateriaal organiseren

Voor het algemene referentiemateriaal geld hetzelfde, houd het simpel. Een fysiek alfabetisch mappensysteem zoals voorgesteld in het GTD boek is prima. Digitaal kan je gewoon met mappen per onderwerp werken. Maarhoud de hiërarchie zo vlak mogelijk. Op een modern computersysteem is de zoekfunctie je beste vriend. Het heeft niet veel zin om met mappen informatie toe te voegen die reeds in de bestanden zelf vervat zit, daarop kan je toch al zoeken.