Werk en privé. Typisch gaat dit gepaard met een balans die tussen de twee zou moeten gehandhaafd worden. Werk en privé kunnen als een soort van super focus gebieden beschouwd worden. Sommige focus gebieden zullen privé zijn, andere eerder werk gerelateerd. In GTD heb je normaliter één vertrouwd systeem. Hierin bewaar je al je projecten en acties over je verschillende focus gebieden heen, zowel de privé als de werk.

Toen ik net met GTD van start ging leek het me dan ook niet meer dan normaal dat ik slechts één vertrouwd systeem had. Echter, tijden veranderen en momenteel onderhoud ik twee systemen. Één voor werk projecten en één voor privé projecten. Dit is zo gegroeid, en nu zou ik het niet anders willen. Wat zijn de redenen hiervoor?

Aandacht

Neem je werk niet mee naar huis. Zo men zegt. Natuurlijk zal jij daar op zeggen “Maar ik doe mijn job doodgraag. Ik neem met graagte werk mee naar huis. Ik leef voor mijn job!”. Misschien is dat het geval (ik hoop het voor jou), en dan mag je deze reden gerust negeren. Maar zelfs al hou je eindeloos veel van je job, dan nog heb je een partner, kinderen, familie of vrienden. Zij zijn er waarschijnlijk iets minder van doordrongen, en zouden graag jouw volle aandacht krijgen. Op het werk heb je ook de volle aandacht voor collega’s en de taken van het moment nodig. Je werk niet mee naar huis nemen en omgekeerd zorgt ervoor dat de twee gebieden elk apart de nodige aandacht en focus kunnen krijgen.

Focus

Focus is ook een belangrijke reden. Om je werk goed te doen, of het nu voor je werk of voor je privé is, heb je de nodige focus nodig. Thuis zullen je werk projecten je afleiden van je privé verplichtingen. Op het werk geconfronteerd worden met de zaken die je thuis nog allemaal moet opknappen zullen dan weer daar de aandacht afleiden. Natuurlijk bieden GTD contexten hier een uitweg, maar hiermee gaat een zekere overhead mee gepaard die nadelig is voor je focus.

Een van de belangrijke factoren om gefocust te geraken is je locatie, of in het algemeen de infrastructuur.

Infrastructuur

Op dit moment is mijn werksituatie zodanig dat ik niet echt veel voor het werk thuis kan doen. De infrastructuur is niet voorhanden. Natuurlijk kan die gecreëerd worden, en de huidige technologische middelen, zoals daar zijn laptops, VPN, mobiel internet,… laten dat relatief eenvoudig toe. Maar 100% krijg je het natuurlijk niet, want vooral de collega’s krijg je niet zo snel huis geteleporteerd op een lukraak uur in de avond of in het weekend. Je zal dus mogelijk bepaalde soorten taken wel en andere niet kunnen afhandelen. Ook hier zou je dit via basis GTD wel kunnen oplossen door via contexten je taken te structureren zo danig dat je de nodige focus hebt op enkel de realiseerbare stukken, maar dit brengt de nodige overhead mee, die ik de moeite niet waard vind om te investeren. Een schone splitsing vind ik persoonlijk eenvoudig, klaar en duidelijk. Dit werkt natuurlijk zo lang dit binnen de lijnen van de verwachtingen ligt die in jouw werksituatie van toepassing zijn.

Ook omgekeerd is voor privé projecten vaak bijvoorbeeld een partner betrokken partij, en dient hij/zij ook toegang te hebben tot projectinformatie en dus de nodige infrastructuur. Als deze infrastructuur deels werk gebonden is (ik denk maar aan werk materiaal zoals bijvoorbeeld een laptop) brengt dat ook de nodige beslommeringen mee.

Andere soorten projecten en noden

Je werk en je privé verschilt. De aard van de projecten is normaliter verschillend. Het zal zo zijn dat werkprojecten vaak bepaalde gelijkenissen vertonen met elkaar en hetzelfde geldt voor je thuis projecten. Het is dus zo dat de structurering van de projectinformatie en taken optimaler kan verlopen als ze in aparte systemen worden beheerd, deze kunnen dan homogener zijn.

Veder zijn de noden anders. Zo is voor mij persoonlijk bijvoorbeeld voor mijn privé projecten mobiliteit erg belangrijk, terwijl dit in mijn werk context minder het geval is. Dit resulteert in andere technologie keuzes.

Technologie

Hoewel de twee systemen die ik hanteer structureel veel gelijkenissen vertonen, zijn ze ook fundamenteel verschillend. Zo zijn de systemen elk met compleet andere technologieën geïmplementeerd. Mijn werk systeem is uitgewerkt op een Windows 7 pc, terwijl mijn privé systeem uitgewerkt is op iOS. Deze keuzes zijn gemaakt omdat ze aansluiten bij de overige infrastructuur van de twee gebieden en de specifieke noden.

Bruggen

Natuurlijk komen er privé zaken boven tijdens het werk, en werk zaken tijdens je privé. Maar GTD heeft hier reeds een oplossing voorhanden: de inbox. Ik heb er dus twee: één werk en één privé. Met de inbox maak je de brug. Als je een getrainde GTDer bent en je inbox regelmatig leeg maakt gaat er zo nooit iets verloren.

Conclusie

Ik heb dus een apart systeem voor mijn werk en privé, en nu weet je ongeveer waarom. Of dit voor jou ook een goed idee is zal je voor jezelf moeten uitmaken. Ieders werk/privé is anders. Met mijn argument heb je hopelijk al wel wat stof tot nadenken als je merkt dat er wat wringt in je systeem voor werk en/of privé.