Soms is er druk, een deadline, stress. Je bent druk bezig. Té druk bezig. En dan vind je misschien geen tijd voor een wekelijkse review. Maar waar je nu mee bezig bent krijgt de top prioriteit. Al de rest is even niet belangrijk. Dus ook de review ervan niet. GTD even aan de zijkant?

Maar die top prioriteit is wel belangrijk. Daarom verdient die top prioriteit de voordelen van GTD, want kwaliteit is belangrijk. Daarom kan je in dit soort situaties “mini GTD” gebruiken.

Wat versta ik onder mini GTD? Mini GTD is GTD toegespitst op één project. Wat doe je concreet:

1. Zorg dat je alle taken van dit project vangt in een specifieke inbox, alleen voor dit project.
2. Verwerk de taken in deze inbox tot concrete acties in concrete contexten. Vergeet hierbij zeker niet de ó zo belangrijke “wacht op” taken te vangen.
3. Review dagelijks deze contextlijsten en kies er de prangendste zaken uit en tracht die nog dezelfde dag af te werken.

“En mijn andere projecten dan?” Hoor ik je zeggen. Tja, zoals gezegd is dit project je top prioriteit. En dat gaat dus ten koste van je andere projecten. Maar het is een bewuste keuze. Toch kan je niet écht alles opzij schuiven. Gedurende de drukte is je algemene inbox je beste vriend. Hier kan je tijdelijk de overige zaken parkeren. Als het even luwt, probeer er dan toch ook een korte maar echte review tussen te krijgen: Even kijken of er voor andere projecten niets in brand staat, of er duidelijk gecommuniceerd is aan andere betrokkene dat jouw input nog even op zich laat wachten, etc.

Eens de drukte finaal gepasseerd is, kan je Mini GTD stoppen, en helpt een grondige échte GTD review je terug op pad van “Maxi” GTD.