De GTD werkstroom start bij de input die we dagelijks te verwerken krijgen. Input komt tot ons via verschillende wegen. Ruwweg kunnen we de volgende types input onderscheiden:

• digitale input (e-mail, …)
• analoge input (brieven, …)
• menselijke input (gesprekken, …)
• interne input (je hersenen)

Voor die eerste twee hebben de meeste mensen wel een verzamelsysteem. Zo komen e-mails binnen in de inbox van je mailprogramma, en komen brieven binnen in je brievenbus. Hoewel hier nog veel over te zeggen valt¹, ga ik er even van uit dat die eerste twee types input gedekt zijn, er bestaan tenslotte gangbare “inboxen” voor. Echter voor die laatste twee hebben de meeste mensen maar één soort inbox, en zelfs een hele slechte: hun eigen hoofd.

Een belangrijk onderdeel van GTD is dan ook de regel: “Haal het uit je hoofd”. Dit komt neer op de zaken die voortvloeien uit deze laatste twee soorten input ergens te noteren — te “verzamelen” — buiten je hoofd.

GTD zegt weliswaar alles wat je te binnenschiet, ook leuke ideetjes en fantasietjes, te verzamelen. Dat is misschien wel de goede gewoonte om op termijn te ontwikkelen (want elk “los eindje” is er een te veel, dat uiteindelijk alleen maar in je hoofd zal blijven rondspoken), maar als je start met écht alles te verzamelen krijg je al snel een hoopje input erbij, dat je, als (her)starter, niet onmiddellijk verwerkt zal kunnen krijgen. Dat kan demotiverend werken, zeker als je net met GTD gestart bent om net terug een beetje meer grip te krijgen op je huidige situatie en niet met nog meer input geconfronteerd wil worden.

Vandaar het voorstel om als start enkel die dingen te verzamelen die tot je komen als er ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ door je hoofd flitst. Dit zijn “belangrijke” dingen, weliswaar op verchillende niveaus. Zo zou je op deze manier bijvoorbeeld zowel ‘Koop brood’ als ‘Email X - status project Y’ kunnen verzamelen. Twee compleet verschillende taken, maar beiden wel relevant in hun eigen gebied (respectievelijk bijvoorbeeld ‘Familie’ en ‘Werk’).

Om goed en snel te kunnen verzamelen schrijf je deze dingen altijd ergens op eenzelfde plaats op. Deze unieke plaats wordt als het ware dus de “inbox” voor de laatste twee type inputs, net zoals je al inbox had voor je e-mails.

Voor deze inbox gebruik je best een medium dat je goed ligt, iets waar je vertrouwd mee bent en dat je altijd bij je hebt. Voor mij is dat momenteel voor privé zaken mijn gsm², en voor professionele zaken mijn computer en een notitieboek³.

Zorg er in ieder geval voor dat je geen weerstand hebt om hier iets in/op te kribbelen. Dat is ook de reden waarom ik persoonlijk eerder voor de digitale oplossing kies. Ik vind het namelijk zonde om een mooie moleskine te “bekladden”⁴ met zaken zoals ‘koop brood’, terwijl je digitaal zoiets na verwerking verwijderen kan zonder sporen na te laten. Om te starten kan ik enkel aanraden om het niet te ver te zoeken. Gebruik gewoon iets dat je nu al bij hebt: je gsm, je agenda, een notietieboekje, … maar wees vooral rigoureus met alles enkel daar te verzamelen. Dus gebruik niet én je gsm én wat papiertjes én je agenda, én … Start simpel.

Het belangrijkste doel bij de stap “verzamelen” is: haal het uit je hoofd. Door het ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ criterium toe te passen en gebruik te maken van één enkele “inbox” zal je hopelijk sneller van start kunnen gaan met dit onderdeel van de GTD werkstroom⁵.

In deel 2 van onze Start to GTD serie hebben we het over het verwerken van de input die je — zoals beschreven in deel 1 — hebt verzameld. Bij de verwerking van ideeën/input dien je je voor elk stukje een aantal vragen te stellen, en dat begint bij:

Is het iets dat ik moet doen?

Deze eerste vraag is een straffe, maar een belangrijke. Veel stress kan voorkomen worden door deze eerste vraag zo snel mogelijk te beantwoorden. Als het namelijk iets is wat je niet moet doen kan je onmiddellijk overgaan naar stap drie in de GTD werkstroom, het organiseren. Of, als het zo-even kan, gewoon dadelijk in de vuilbak ermee.

Je kan de vraag ook lezen als “Is het iets dat ik moet doen?”. Het kan namelijk zijn dat je de input gewoon kan doorgeven. Let wel, het is dan misschien nodig om deze doorgave op te volgen of er wel iets mee gebeurt. In dat geval is er dan ook terug weer “iets dat jij moet doen”, namelijk dit opvolgen. Hoe je met het bijhouden van zulke acties van start gaat is een onderdeel van stap drie.

Als het antwoord op vraag 1 positief is, als het dus effectief iets is wat je moet doen, komt de volgende lastige vraag:

Is dit een enkele actie of een project?

Als het een project is (en dat is eigenlijk alles dat niet met een enkele actie is afgehandeld) moet je bepalen wat de eerstvolgende actie is die je kan ondernemen om dit project te starten of verder te zetten.

Dat is uiteraard gemakkelijker gezegd dan gedaan. Ten eerste zijn enorm veel dingen mini-projecten, om niet te zeggen bijna alles. Als je dit niet goed beseft staat je todo-lijst de kortste keren vol met niet direct uitvoerbare zaken zoals ‘belastingsbrief’ of ‘probleem X’. Het is dus van belang om je hierin te trainen. Als starter neem je beter de eenvoudige aanpak: alles is een project.

Hoe omgaan met (mini) projecten

Hoe kom je van een project tot een eerstvolgende actie? Hiervoor is er in GTD het ‘natuurlijk plannen’ model opgesteld. Hierop ingaan is een beetje te veel voor deze start to GTD reeks, dus houden we het beknopt. Als je wel weet dat het project X moet gebeuren, maar eigenlijk nog niet weet hoe, dan zijn er een paar soorten acties die je kan opnemen om dit te weten te komen:

• brainstorm X
• google X
• draft voorstel rond X
• spreek Y mbt X
• plan meeting mbt X

Dit soort acties zorgt ervoor dat je eigenlijk meer informatie krijgt, en dus meer vat op X, om zo daarna concrete acties te kunnen formuleren.

Acties beschrijven

Als je bent te weten gekomen wat je moet doen, of je verzamelde idee/input is effectief maar een enkelvoudige actie, dan is het belangrijk om dit zo uitvoerbaar mogelijk te noteren¹. Dit kan je doen door je acties altijd starten met een werkwoord. Op die manier zijn ze meestal voldoende duidelijk beschreven (namelijk als een uitvoerbare actie) om er effectief aan te kunnen starten. Voorbeelden zijn: email, spreek, vraag, print, google, lees, schrijf, schets, teken, maak, … .

Uitvoeren of organiseren.

Eens je duidelijk hebt gedefinieerd wat het is, kunnen we het uitvoeren of organiseren. Maar dat bespreken we in deel 3 en 5 van de Start to GTD serie.