Wim Le Page @wimlepage

Onderhoud. Het is misschien een bizarre term die je eerder doet denken aan het binnenbrengen van je wagen bij de garage, maar eigenlijk is de term wel gepast. Zonder een regelmatig onderhoud kan je wagen niet vlot blijven rijden. Ook voor je GTD systeem geldt dit. Het hoe en waarom doen we in dit 4de deel van onze Start to GTD serie uit de doeken.

Wekelijks onderhoud

Een van de belangrijkste maar ook lastigste onderdelen van GTD is het wekelijkse onderhoud. De meeste GTD starters hebben hier dan ook het meeste moeite mee. Wekelijks is een hoge frequentie. Toch kan er niet genoeg benadrukt worden dat dit eigenlijk een van de belangrijkste onderdelen van GTD is. Zowat de hele effectiviteit van het systeem staat of valt met het onderhoud dat er voor zorgt dat het systeem zelf relevant en up to date blijft.

Het wekelijks onderhoud kan je zien als een wekelijks wederkerend project met een vaste actieset. Op papier kan je dit met een checklistje doen, in digitale systemen kan je dit met wederkerende takenlijsten.

De acties die je wekelijks dient uit te voeren zijn de volgende:

1. Vul je inbox
2. Maak je inbox leeg
3. Maak je hoofd leeg
4. Kijk kalender na
5. Kijk volgende acties na
6. Kijk wacht op acties na
7. Overloop je projecten
8. Overloop je ooit/misschien

Vul je inbox

In de vorige artikels hebben we aangeraden om als starter zo eenvoudig mogelijk te beginnen en dus ook maar één inbox te gebruiken. Op termijn kan dit wat uitgebreid worden. Maar omdat dat nu niet het geval is, is het wekelijks onderhoud het moment om dit wat op te vangen. Het zal namelijk zo zijn dat je gedurende de week ook nog wat losse papiertjes en dergelijke verzameld hebt. Nu is het het moment om die even te verzamelen en klaar te hebben om te verwerken.

Maak je inbox leeg

Als je de Start to GTD reeks tot hiertoe gevolgd hebt, heb je nu op zijn minst een:

• e-mail inbox
• brievenbus/bakje
• ideeën inbox (het notitieboek of toestel waar we in deel 1 over spraken)
• verzameling losse papiertjes (uit de vorige stap)

Deze dien je allemaal leeg te maken. Om geen van je inboxen te vergeten maak je er best aparte taken van in je takenlijst of checklist, zo kan je ze stuk voor stuk afvinken.

Wat wil dit leegmaken zeggen? Wel dit is het verwerken zoals we besproken hebben in deel 2; dus met als resultaat projecten en uitvoerbare acties.

Maak je hoofd leeg

Als er nog iets in je hoofd rondzweeft is het nu het moment om het te noteren en ineens te verwerken. Het is nuttig om voor deze oefening een trigger-lijst te gebruiken die je overloopt om je hoofd te stimuleren zijn informatie prijs te geven. Een voorbeeld trigger-lijst vind je in het vorige extra artikel¹.

Kijk kalender na

Wat is er vorige week gebeurd waar ik misschien nog iets voor moet doen? Wat gaat er volgende week gebeuren waar ik misschien nog iets voor moet doen? Dat zijn de twee vragen waar je in deze stap een antwoord op zoekt. Soms is het ook nuttig om meer dan een week in het verleden of de toekomst te kijken, maar meestal is het voldoende. Ook hiervan verwerk je de gegevens tot uitvoerbare acties.

Kijk volgende acties na

Als het goed is hebben de vorige stappen je actielijsten, die we reeds bespraken in deel 3, aangevuld. Nu is het tijd om deze nieuwe acties samen met de nog oude overgebleven acties te overlopen. Het doel is om na te gaan of deze acties nog geldig zijn. Een geldig wil onder andere zeggen:

• de actie moet nog uitgevoerd worden
• de actie is nog steeds relevant voor de vooruitgang van een project
• de actie is uitvoerbaar geformuleerd
• de actie is geen project op zich
• de actie heeft een juiste context toegewezen
• …

In deze stap kan het dus zijn dat je

• acties schrapt
• acties anders formuleert
• nieuwe projecten definieert samen met een eerstvolgende actie
• …

Kijk wacht op acties na

Kijk na of je wacht op acties nog relevant zijn. Is hetgeen waar je op wacht reeds gearriveerd? Is het nog nodig dat er op gewacht wordt? Wacht ik er al te lang op? Als het antwoord op dit laatste positief is, dien je een nieuwe actie te formuleren om contact op te nemen met de persoon of instantie waar je op wacht.

Overloop je projecten

Overloop je lijst met je projecten. Is deze lijst volledig? Is er voor elk project een eerstvolgende actie beschreven? Hoe staat de planning van het project? Dit zijn geen makkelijke vragen. Het beheren van projecten is dan ook een onderwerp op zich dat we in een latere reeks zullen behandelen. Als starter is het belangrijkste dat je al je projecten hebt genoteerd én voor elk project een eerstvolgende actie is genoteerd. Het wekelijkse onderhoud is de moment om er voor te zorgen dat dit waar is en blijft.

Overloop je ooit/misschien

Als laatste stap bekijk je je ooit/misschien lijst. Deze is geen onbelangrijk deel van het wekelijks onderhoud, maar ook niet super belangrijk. Deze stap kan je dus bijvoorbeeld enkel tweewekelijks doen. Het is vooral belangrijk om na te gaan dat wat hier staat nog steeds als ooit/misschien kan blijven geklasseerd worden. Als dat niet is, verwerk je het tot uitvoerbare acties.

Meer onderhoud

Naast het wekelijkse onderhoud is het ook aan te raden om ook onderhoud over grotere termijnen te houden. Zo kan je een maandelijks onderhoud uitvoeren. Hierin bekijk je dan de afgelopen maand en de komende maand. Ook per kwartaal of half jaar loont het de moeite om even stil te staan bij de langere termijn zaken.

Het jaarlijks evalueren van je doelstellingen is ook relevant. In plaats van nutteloze ‘goede voornemens voor het nieuwe jaar’ op te lijsten doe je er beter aan op met de structuur van een onderhoud het afgelopen jaar en het komende jaar onder de loupe te nemen. Zo krijg je een beter zicht waar je vandaan komt en waar je naartoe wil. Op basis daarvan kan je dan haalbare doelstellingen formuleren, hiervoor de juiste projecten definiëren met een aftoetsbare uitkomst, en voor deze projecten concrete eerstvolgende acties uitschrijven.

Onderhoud het onderhoud

In dit artikel geven we slechts een leidraad om als starter aan dit onderhoud te beginnen. Maar met de tijd zal je je onderhoud zelf aanpassen om beter afgestemd te zijn op jouw manier van werken. Het belangrijkste aan het onderhoud is dat je dit regelmatig doet. Door de drukte van het bestaan kan het wel is voorvallen dat je er een week niet toekomt. Pak de draad dan de volgende week terug op, wat het belangrijkste aan het onderhoud is dat je het onderhoud.

In deel 3 van onze Start to GTD serie bespreken we het organiseren. Voor een starter is dit het praktischste aspect van GTD. Maar soms wordt er daardoor wel eens van uitgegaan dat dit het enigste aspect is van GTD. Niets is minder waar, zoals je hopelijk al duidelijk is geworden door het lezen van de andere artikels in de Start to GTD reeks. Hoe dan ook is het wel een belangrijk onderdeel. Laten we eens kijken waarom.

Uit de vorige stappen van het proces zijn een aantal ‘dingen’ gevloeid. Om grip te kunnen krijgen op deze
‘dingen’ zullen we ze op een doordachte manier organiseren. De drie voornaamste te organiseren dingen zijn:

1. Acties
2. Projecten
3. Referentiemateriaal

Acties organiseren

Om je acties te organiseren maak je als starter best gebruik van twee niveaus en een aantal specifieke lijsten.

Domeinen

Als eerste niveau heb je de domeinen. Hier passen je projecten onder, maar ook eventuele losse acties. Voorbeelden zijn: Vrienden, Familie, Werk, Onderhoud, … . Het is nuttig om even na te denken wat die domeinen voor je zijn, maar verlies hier als starter niet te veel tijd aan. Deze domeinen zijn niet in steen gebeiteld, ze zullen ook evolueren in de tijd. Start gewoon met diegene die je dadelijk nodig acht.

Per domein heb je minstens 1 project nodig, net zoals je minstens een eerstvolgende actie per project nodig hebt. Dit zorgt ervoor dat er binnen dat domein vooruitgang kan geboekt worden. Tegenover een domein met enkel ‘losse acties’ moet je wantrouwig staan, geef je dit domein dan wel afdoende structurele aanpak?

Projecten

Het tweede niveau is het project niveau. Bij elk project heb je minstens 1 ‘eerstvolgende actie’ nodig. Deze fungeert eigenlijk als kickstart om dit project te kunnen starten of verder te zetten als je dit nodig acht. Natuurlijk kan je ook meerdere acties voor een project specifieren. Ik denk hier dan vooral aan de ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ acties. Het is niet de bedoeling dat je je actielijst opvult met alle mogelijke stappen die nodig zijn om tot de voltooiing van je project te komen. Deze zijn meestal nog te vaag en niet ‘uitvoerbaar’ te beschrijven (zoals besproken bij Verwerken) en vallen dan ook niet echt binnen de definitie van acties. Het is wel nuttig om deze informatie ergens bij te houden, maar zo’n grote brokken horen eerder thuis in een project plan of project nota’s die je tijdens je onderhoud kan bekijken om er echte fysieke acties uit te puren. Deze informatie houd je dus niet in je actielijsten bij.

Contexten

GTD stelt voor om deze eerstvolgende acties niet te noteren op een grote todo lijst, maar deze lijst op te splitsen in verschillende lijsten per context. Zo’n context is bijvoorbeeld een fysieke locatie of een fysiek toestel dat nodig is om de actie uit te voeren, bijvoorbeeld: @werk, @thuis, @telefoon. Het doel dat GTD hier aan koppelt is het wegfilteren van acties die je op dat moment toch niet kunt uitvoeren. In onze huidige hypergeconnecteerde wereld is dit echter minder nuttig geworden. Het onderscheid thuis/werk is misschien nog wel nuttig, maar ook dat durft te vervagen. Je zal dus voor je zelf moeten uitmaken of je deze dimensie echt nodig acht. Als starter kan ik het aanraden als een manier om ‘fysiek’ genoeg gedefinieerde acties te bekomen. Het kiezen van een fysieke context dwingt je na te denken over hoe je echt deze actie dient te realiseren: “Waar moet ik dit doen? Wat/wie heb ik nodig om dit te doen?”. Acties gegroepeerd bekijken per zulke contexten geeft dan ook een extra uitvoerbare dimensie.

Meer lijsten

Wat houden we nog in actielijsten bij? Naast de net beschreven lijst voor je effectieve projecten en de lijst(en) voor je eerstvolgende acties heb je ook nog de mogelijk “ooit/misschien” acties en projecten. Maak hier niet één lijst van, maar zoveel je er nodig hebt, bijvoorbeeld: misschien te kopen, films ooit te zien, boeken ooit te lezen, uit te proberen dingen, … Als je dus zoiets te binnenschiet kan je het dus steeds parkeren op de juiste lijst, maar als je snel moet zijn kan het natuurlijk steeds via de inbox passeren.

Een andere zeer belangrijke lijst is de “wacht op” lijst. Hier parkeer je alle acties die je van andere mensen verwacht. In plaats van een eerstvolgende actie kan de actie van een project een ‘wacht op’ actie zijn, waarbij de vereiste actie enkel de (wekelijkse) opvolging van deze actie is. Typisch zal je iets gevraagd hebben aan een bepaalde persoon via email of een ander medium. Zulke acties kan je best noteren met alle informatie er in vervat, voorbeeld: “WF:Kurt re:vraag”. Als je met contexten werkt kan het nuttig zijn deze ook in een @persoon context onder te brengen.

Sommige acties of projecten kan je ook gerust uitstellen omdat je er niet wekelijks aan hoeft herinnerd te worden maar wel vanaf een bepaald moment in de toekomst. Parkeer deze zaken op je kalender (en indien digitaal zet een reminder!).

Projecten organiseren

Zoals bij de acties vermeld houd je ook een lijst bij van al je projecten, mogelijk opgedeeld per domein. Maar het organiseren stopt natuurlijk niet bij de projecten en acties alleen. Van projecten dien je informatie bij te houden. Zo zal het voor sommige projecten nodig zijn om de planning en het referentiemateriaal bij te houden. Hier zullen we in de Start to GTD reeks niet verder op ingaan. Voor nu kan ik alleen maar zeggen: houd het simpel. Een lijstje voor de planning, een mapje voor het materiaal, … .

Referentiemateriaal organiseren

Voor het algemene referentiemateriaal geld hetzelfde, houd het simpel. Een fysiek alfabetisch mappensysteem zoals voorgesteld in het GTD boek is prima. Digitaal kan je gewoon met mappen per onderwerp werken. Maarhoud de hiërarchie zo vlak mogelijk. Op een modern computersysteem is de zoekfunctie je beste vriend. Het heeft niet veel zin om met mappen informatie toe te voegen die reeds in de bestanden zelf vervat zit, daarop kan je toch al zoeken.

In deel 2 van onze Start to GTD serie hebben we het over het verwerken van de input die je — zoals beschreven in deel 1 — hebt verzameld. Bij de verwerking van ideeën/input dien je je voor elk stukje een aantal vragen te stellen, en dat begint bij:

Is het iets dat ik moet doen?

Deze eerste vraag is een straffe, maar een belangrijke. Veel stress kan voorkomen worden door deze eerste vraag zo snel mogelijk te beantwoorden. Als het namelijk iets is wat je niet moet doen kan je onmiddellijk overgaan naar stap drie in de GTD werkstroom, het organiseren. Of, als het zo-even kan, gewoon dadelijk in de vuilbak ermee.

Je kan de vraag ook lezen als “Is het iets dat ik moet doen?”. Het kan namelijk zijn dat je de input gewoon kan doorgeven. Let wel, het is dan misschien nodig om deze doorgave op te volgen of er wel iets mee gebeurt. In dat geval is er dan ook terug weer “iets dat jij moet doen”, namelijk dit opvolgen. Hoe je met het bijhouden van zulke acties van start gaat is een onderdeel van stap drie.

Als het antwoord op vraag 1 positief is, als het dus effectief iets is wat je moet doen, komt de volgende lastige vraag:

Is dit een enkele actie of een project?

Als het een project is (en dat is eigenlijk alles dat niet met een enkele actie is afgehandeld) moet je bepalen wat de eerstvolgende actie is die je kan ondernemen om dit project te starten of verder te zetten.

Dat is uiteraard gemakkelijker gezegd dan gedaan. Ten eerste zijn enorm veel dingen mini-projecten, om niet te zeggen bijna alles. Als je dit niet goed beseft staat je todo-lijst de kortste keren vol met niet direct uitvoerbare zaken zoals ‘belastingsbrief’ of ‘probleem X’. Het is dus van belang om je hierin te trainen. Als starter neem je beter de eenvoudige aanpak: alles is een project.

Hoe omgaan met (mini) projecten

Hoe kom je van een project tot een eerstvolgende actie? Hiervoor is er in GTD het ‘natuurlijk plannen’ model opgesteld. Hierop ingaan is een beetje te veel voor deze start to GTD reeks, dus houden we het beknopt. Als je wel weet dat het project X moet gebeuren, maar eigenlijk nog niet weet hoe, dan zijn er een paar soorten acties die je kan opnemen om dit te weten te komen:

• brainstorm X
• google X
• draft voorstel rond X
• spreek Y mbt X
• plan meeting mbt X

Dit soort acties zorgt ervoor dat je eigenlijk meer informatie krijgt, en dus meer vat op X, om zo daarna concrete acties te kunnen formuleren.

Acties beschrijven

Als je bent te weten gekomen wat je moet doen, of je verzamelde idee/input is effectief maar een enkelvoudige actie, dan is het belangrijk om dit zo uitvoerbaar mogelijk te noteren¹. Dit kan je doen door je acties altijd starten met een werkwoord. Op die manier zijn ze meestal voldoende duidelijk beschreven (namelijk als een uitvoerbare actie) om er effectief aan te kunnen starten. Voorbeelden zijn: email, spreek, vraag, print, google, lees, schrijf, schets, teken, maak, … .

Uitvoeren of organiseren.

Eens je duidelijk hebt gedefinieerd wat het is, kunnen we het uitvoeren of organiseren. Maar dat bespreken we in deel 3 en 5 van de Start to GTD serie.

De GTD werkstroom start bij de input die we dagelijks te verwerken krijgen. Input komt tot ons via verschillende wegen. Ruwweg kunnen we de volgende types input onderscheiden:

• digitale input (e-mail, …)
• analoge input (brieven, …)
• menselijke input (gesprekken, …)
• interne input (je hersenen)

Voor die eerste twee hebben de meeste mensen wel een verzamelsysteem. Zo komen e-mails binnen in de inbox van je mailprogramma, en komen brieven binnen in je brievenbus. Hoewel hier nog veel over te zeggen valt¹, ga ik er even van uit dat die eerste twee types input gedekt zijn, er bestaan tenslotte gangbare “inboxen” voor. Echter voor die laatste twee hebben de meeste mensen maar één soort inbox, en zelfs een hele slechte: hun eigen hoofd.

Een belangrijk onderdeel van GTD is dan ook de regel: “Haal het uit je hoofd”. Dit komt neer op de zaken die voortvloeien uit deze laatste twee soorten input ergens te noteren — te “verzamelen” — buiten je hoofd.

GTD zegt weliswaar alles wat je te binnenschiet, ook leuke ideetjes en fantasietjes, te verzamelen. Dat is misschien wel de goede gewoonte om op termijn te ontwikkelen (want elk “los eindje” is er een te veel, dat uiteindelijk alleen maar in je hoofd zal blijven rondspoken), maar als je start met écht alles te verzamelen krijg je al snel een hoopje input erbij, dat je, als (her)starter, niet onmiddellijk verwerkt zal kunnen krijgen. Dat kan demotiverend werken, zeker als je net met GTD gestart bent om net terug een beetje meer grip te krijgen op je huidige situatie en niet met nog meer input geconfronteerd wil worden.

Vandaar het voorstel om als start enkel die dingen te verzamelen die tot je komen als er ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ door je hoofd flitst. Dit zijn “belangrijke” dingen, weliswaar op verchillende niveaus. Zo zou je op deze manier bijvoorbeeld zowel ‘Koop brood’ als ‘Email X - status project Y’ kunnen verzamelen. Twee compleet verschillende taken, maar beiden wel relevant in hun eigen gebied (respectievelijk bijvoorbeeld ‘Familie’ en ‘Werk’).

Om goed en snel te kunnen verzamelen schrijf je deze dingen altijd ergens op eenzelfde plaats op. Deze unieke plaats wordt als het ware dus de “inbox” voor de laatste twee type inputs, net zoals je al inbox had voor je e-mails.

Voor deze inbox gebruik je best een medium dat je goed ligt, iets waar je vertrouwd mee bent en dat je altijd bij je hebt. Voor mij is dat momenteel voor privé zaken mijn gsm², en voor professionele zaken mijn computer en een notitieboek³.

Zorg er in ieder geval voor dat je geen weerstand hebt om hier iets in/op te kribbelen. Dat is ook de reden waarom ik persoonlijk eerder voor de digitale oplossing kies. Ik vind het namelijk zonde om een mooie moleskine te “bekladden”⁴ met zaken zoals ‘koop brood’, terwijl je digitaal zoiets na verwerking verwijderen kan zonder sporen na te laten. Om te starten kan ik enkel aanraden om het niet te ver te zoeken. Gebruik gewoon iets dat je nu al bij hebt: je gsm, je agenda, een notietieboekje, … maar wees vooral rigoureus met alles enkel daar te verzamelen. Dus gebruik niet én je gsm én wat papiertjes én je agenda, én … Start simpel.

Het belangrijkste doel bij de stap “verzamelen” is: haal het uit je hoofd. Door het ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ criterium toe te passen en gebruik te maken van één enkele “inbox” zal je hopelijk sneller van start kunnen gaan met dit onderdeel van de GTD werkstroom⁵.

Waar zal ik beginnen? Dat is natuurlijk de vraag die ik me stelde als ik me boog over het probleem van mijn eerste artikel. Wel, om te beginnen zal ik beginnen bij het beginnen met GTD zelf.

Na het lezen van het boek is het natuurlijk de bedoeling dat je ook effectief de koe bij de horens vat en start. Het boek zelf geeft hier uiteraard ook wel enige richtlijnen, maar die zijn nogal groots in mijn ogen. Het is altijd zinvol om iets kleiner te beginnen en dat dan later uit te bouwen. Dit kleine begin is de inhoud van de komende Start to GTD¹ artikel reeks. In 5 artikels zal ik de verschillende aspecten van de GTD werkstroom kort toelichten met concrete tips om te kunnen starten of te kunnen herstarten, want zelf doorwinterde GTD aanhangers durven al eens van het geijkte pad afraken.

Naast de GTD werkstroom zijn er nog andere belangrijke aspecten van GTD (natuurlijk plannen, de focus-horizonten, …), maar die aspecten zal ik pas in latere artikels (of artikel-reeksen) belichten².

De volgende artikels mag je in de komende Start to GTD reeks verwachten:

1. Verzamelen
2. Verwerken
3. Organiseren
4. Onderhouden
5. Doen

Hopelijk zullen deze artikels een hulp voor je zijn bij het starten (of herstarten) van GTD.

Bij deze keer ik terug naar de actieve aanwezigheid op het wereldwijde web na 4 jaar passieve consumptie. Ondertussen zit iedereen en zijn moeder op Facebook, is twitteren de normaalste zaak ter wereld, en heeft Jan met de pet een smartphone. Toch zijn bijvoorbeeld podcasts en rss nog steeds niet écht mainstream¹. Kortom, er is tegelijkertijd veel en weinig veranderd.

Productiviteit, leren, werken en spelen, dat zijn de onderwerpen die ik in deze webcolumn wil aansnijden. Ik ben al jaren een GTD adept, en gedurende die tijd ben ik wel wat te weten gekomen. Zo weet ik wat werkt voor mij en wat werkt niet voor mij. Graag deel ik deze en andere bevindingen met jullie, en hopelijk hebben jullie er wat aan. Ik sta altijd open voor feedback, dus vraag maar raak!