Wim Le Page @wimlepage

GTD enkel op een telefoon. Het lijkt misschien gekkenwerk, maar het is mogelijk. Zoals ik reeds vertelde in mijn artikel over de scheiding tussen werk en privé, is mijn privé GTD systeem uitgewerkt via mijn iPhone. Aangezien het iOS besturingssysteem van de iPhone ook draait op een iPad, kan dit systeem ook op een iPad toegepast kunnen worden, mits enige aanpassingen.

In essentie bestaat mijn systeem een verzameling apps met een werkwijze. Elke app vervult een deel van de GTD methodologie, en in die context zal ik ze dan ook toelichten. Ik blijf bij elke app redelijk op de vlakte, en zoom enkel in op de hoofdrol die het vervult in mijn GTD werkwijze.

De inbox: Drafts

Drafts is een recentelijk verschenen app, maar heeft bij vele mensen, waaronder mezelf, onmiddellijk een plaats op het startscherm van mijn iPhone veroverd.

Het hoofddoel van drafts is je de mogelijkheid te geven zo snel mogelijk iets te noteren, om er later iets mee te doen. Dat is natuurlijk een perfecte match met het GTD inbox principe.

Drafts realiseert dit door op te starten met een leeg tekstveld en een uitgeklapt iOS keyboard. Dat zorgt ervoor dat je onmiddellijk je gedachten kan neerpennen. Als je even snel iets wil noteren is dit ideaal. Vele andere notitie apps starten op met een lijst notities, dan moet je nog op een of ander plus knopje drukken, dan een titel ingeven en dan pas kan je misschien beginnen te schrijven. Niets van dat dus bij Drafts; opstarten en schrijven maar. Voor mij vervult het de rol van een papiertje waar je altijd snel iets op kwijt kan, aangezien ik mijn telefoon meestal bij me heb.

Maar daar eindigt de kracht van drafts niet. Met die schrijfsels uit drafts kan je dan ook nog eens vanalles doen. Van een simpel kopiëren naar het clipboard tot het aanmaken van kalender items of taken. Drafts beschikt over een steeds groeiende waslijst aan acties die je met je stukje tekst kan doen. Dat is uiteraard perfect voor het verwerken van je inbox in GTD stijl.

Projecten: iThoughts

Mindmaps op een telefoon. Eerlijk toegegeven moet ik zeggen dat dit wel een opdracht is. Voor het maken en bekijken van een mindmap is een iPhone scherm echt wel wat aan de kleine kant. Toch vervult deze app verschillende functies binnen mijn GTD systeem. Sowieso ondersteunt dit brainstorming tijdens een planfase van een project. Daarnaast is het ook een gestructureerde projecten lijst.

Een mindmap met al je focus gebieden en daarbij je projecten, kan je tijdens je review helpen om je project niveau te bekijken. iThoughts mindmaps kunnen naar elkaar linken, dus per project kan je een mindmap aanmaken, en deze met je projecten-mindmap linken. Een mindmap voor kleinere projecten is misschien wat overkill, maar voor de omvangrijkste projecten maak ik meestal wel een aparte mindmap. Hierin kan er gebrainstormd worden, maar ook structuur aangebracht en subprojecten geïdentificeerd worden. Deze twee zaken kunnen wat dooreenlopen, hetgeen in een planfase van een project nodig en nuttig is. Eens het een en ander duidelijk is, wordt deze informatie in de rigidere structuur van een actielijst gestoken.

Verder is een mindmap ook een ideale plek om ooit/misschien zaken in te bewaren. Ook hier ben je vrij in het aanbrengen van veel of weinig structuur. Ook andere checklists zoals bijvoorbeeld een wishlist vinden hier voor mij een onderdak, omdat je er op eenvoudige en visuele manier structuur in kan steken.

De vele export mogelijkheden van iThoughts zorgen ervoor dat je ook steeds weg kan met je gegevens.

Acties: Omnifocus

Omnifocus is een (duur) krachtpaard, maar volgens mij een van de weinige apps dat GTD echt door heeft. Voorheen gebruikte ik Things. Dit is ook een degelijke app. Vele mensen zijn overgeschakeld naar Omnifocus omdat Things geen goede synchronisatie mogelijkheden bracht. Wat mij heeft doen overschakelen zijn echter de contexten. Things werkt met tags. Op zich een flexibeler systeem, maar daardoor ook minder goed voor een strikter toegepaste GTD werkwijze. Zo is het in things niet echt mogelijk om een goede context-view te krijgen van acties gegroepeerd per context. In Omnifocus is dit ingebakken.

In Omnifocus komen de projecten uit iThoughts natuurlijk terug, maar hier met alle concrete acties, met hun context en eventuele deadline data.

Omnifocus is waar de acties te doen zijn, maar ook waar de actie-level review plaatsvind. Een echte review modus ontbreekt vooralsnog in de iPhone versie (wel aanwezig in de iPad versie), maar manueel je projecten één voor één overlopen werkt ook. Verder zijn er natuurlijk de nodige herinneringen die je op specifieke tijdsgebonden taken kunnen wijzen.

Omnifocus is de spil in dit systeem. Eens in een bepaalde context zorgt de view van die context ervoor dat je stuk per stuk kan afhandelen, aka “getting things done”.

Referentie materiaal: Goodreader

Goodreader is in essentie een soort Finder of verkenner voor iOS. Mapjes waar je bestanden in kan opslaan. De app kan daarbuiten nog veel meer dan dat, maar in de context van mijn GTD werkwijze gebruik ik deze voornamelijk voor het bewaren van project referentie materiaal zoals pdfs, docs etc.

Een feature die daarbij handig is, is de ‘link’ feature. In goodreader kan je van elk bestand een url bekomen, die je dan in andere iOS applicaties — bijvoorbeeld iThoughts of Omnifocus — kan plakken, zo danig dat er een rechtstreekse link ontstaat naar je document. Op die manier dien je er niet steeds opnieuw naar te navigeren of het te zoeken, een klik volstaat, en iOS opent onmiddellijk Goodreader en het bestand.

Agenda: Agenda

Ha! Een agenda die Agenda heet! Maar zeg, is de ingebouwde iOS kalender dan niet goed genoeg? Lang heb ik geprobeerd om, onder het mom van enige minimalistische principes, vol te houden dat de ingebakken iOS kalender voor mij afdoende is. Met de in iOS 5 toegevoegde landscape view is het er al iets beter op geworden, maar dat is nog niets in vergelijking met de overzichtelijkheid van de week view in Agenda. Deze app heeft nog zijn tekortkomingen, maar de week view, samen met de onlangs toegevoegde functionaliteit om snel events toe te voegen, maken voor mij deze app toch een must om je GTD “Hard landscape” efficiënt en overzichtelijk bij te houden.

Tickler: Due

Misschien nog wel een van de meest gebruikte apps in mijn werkwijze is Due. Due is een reminder app, maar met voor mij een belangrijke killer feature: vervelende herinneringen. Vervelend? Ja, vervelend op die manier dat de app herinneringen zal blijven spugen tot je werkelijk actie onderneemt.

Waarom is dit belangrijk? Wel: typisch scenario. Je hebt een herinnering gezet op 19:00. Je telefoon zegt biep, maar je bent druk bezig met iets anders en hebt even geen tijd om te kijken. Uren passeren en om middernacht kruip je je bed in, om dan even op je telefoon te kijken en te zoen dat je vier uur geleden naar iemand moest bellen die natuurlijk op dit moment waarschijnlijk ook al onder de wol ligt.

Niet meer dus met Due. Due zal namelijk om 19:00, 19:01, 19:02, 19:03, … een beep geven. Erg vervelend dus, maar je zal het dus gezien hebben. Eens je de herinnering bekijkt heb je steeds de optie om deze uit te stellen. Dus als je echt denk, goh, ik ga toch nog even 30 minuten doorwerken voor ik dat telefoontje pleeg, dan snooze je Due, en om 19:30, 19:31, 19:32,… zal je het nu geweten hebben. Kortom, eens iets in is gestoken, is het echt wel moeilijk om het onbewust te vergeten.

Due heeft ook nog een plethora aan andere features zoals timers en wederkerende herinneringen. Deze laatste zijn ook prima bruikbaar in een GTD Tickler context, vervelendheid inbegrepen. Hiermee kan je wederkerende taken (zoals bijvoorbeeld “zet vuilbak buiten”) van je kalender weg houden, zo danig dat je “Hard landscape” overzichtelijk blijft.

Lijm: Launch Center Pro

En zeer recente toevoeging, maar daarom niet minder essentieel is Launch Center Pro. Door gebruik te maken van de urls die de verschillende iOS applicaties ondersteunen, laat deze app je toe om snelkoppelingen aan te maken naar specifieke acties binnen een app. Zo kan je bijvoorbeeld een snelkoppeling aanmaken om onmiddellijk een Omnifocus taak aan te maken met een zekere naam en de inhoud van het clipboard als notitie. Of hetzelfde met een kalender item in Agenda, of een herinnering in Due.

Kortom, met Launch Center Pro kan je de nuttige features van de overige besproken apps sneller en gerichter toepassen.

Conclusie

Simpelweg: GTD op een iPhone is mogelijk, en durf ik ook wel zeggen, zeer aangenaam.

Werk en privé. Typisch gaat dit gepaard met een balans die tussen de twee zou moeten gehandhaafd worden. Werk en privé kunnen als een soort van super focus gebieden beschouwd worden. Sommige focus gebieden zullen privé zijn, andere eerder werk gerelateerd. In GTD heb je normaliter één vertrouwd systeem. Hierin bewaar je al je projecten en acties over je verschillende focus gebieden heen, zowel de privé als de werk.

Toen ik net met GTD van start ging leek het me dan ook niet meer dan normaal dat ik slechts één vertrouwd systeem had. Echter, tijden veranderen en momenteel onderhoud ik twee systemen. Één voor werk projecten en één voor privé projecten. Dit is zo gegroeid, en nu zou ik het niet anders willen. Wat zijn de redenen hiervoor?

Aandacht

Neem je werk niet mee naar huis. Zo men zegt. Natuurlijk zal jij daar op zeggen “Maar ik doe mijn job doodgraag. Ik neem met graagte werk mee naar huis. Ik leef voor mijn job!”. Misschien is dat het geval (ik hoop het voor jou), en dan mag je deze reden gerust negeren. Maar zelfs al hou je eindeloos veel van je job, dan nog heb je een partner, kinderen, familie of vrienden. Zij zijn er waarschijnlijk iets minder van doordrongen, en zouden graag jouw volle aandacht krijgen. Op het werk heb je ook de volle aandacht voor collega’s en de taken van het moment nodig. Je werk niet mee naar huis nemen en omgekeerd zorgt ervoor dat de twee gebieden elk apart de nodige aandacht en focus kunnen krijgen.

Focus

Focus is ook een belangrijke reden. Om je werk goed te doen, of het nu voor je werk of voor je privé is, heb je de nodige focus nodig. Thuis zullen je werk projecten je afleiden van je privé verplichtingen. Op het werk geconfronteerd worden met de zaken die je thuis nog allemaal moet opknappen zullen dan weer daar de aandacht afleiden. Natuurlijk bieden GTD contexten hier een uitweg, maar hiermee gaat een zekere overhead mee gepaard die nadelig is voor je focus.

Een van de belangrijke factoren om gefocust te geraken is je locatie, of in het algemeen de infrastructuur.

Infrastructuur

Op dit moment is mijn werksituatie zodanig dat ik niet echt veel voor het werk thuis kan doen. De infrastructuur is niet voorhanden. Natuurlijk kan die gecreëerd worden, en de huidige technologische middelen, zoals daar zijn laptops, VPN, mobiel internet,… laten dat relatief eenvoudig toe. Maar 100% krijg je het natuurlijk niet, want vooral de collega’s krijg je niet zo snel huis geteleporteerd op een lukraak uur in de avond of in het weekend. Je zal dus mogelijk bepaalde soorten taken wel en andere niet kunnen afhandelen. Ook hier zou je dit via basis GTD wel kunnen oplossen door via contexten je taken te structureren zo danig dat je de nodige focus hebt op enkel de realiseerbare stukken, maar dit brengt de nodige overhead mee, die ik de moeite niet waard vind om te investeren. Een schone splitsing vind ik persoonlijk eenvoudig, klaar en duidelijk. Dit werkt natuurlijk zo lang dit binnen de lijnen van de verwachtingen ligt die in jouw werksituatie van toepassing zijn.

Ook omgekeerd is voor privé projecten vaak bijvoorbeeld een partner betrokken partij, en dient hij/zij ook toegang te hebben tot projectinformatie en dus de nodige infrastructuur. Als deze infrastructuur deels werk gebonden is (ik denk maar aan werk materiaal zoals bijvoorbeeld een laptop) brengt dat ook de nodige beslommeringen mee.

Andere soorten projecten en noden

Je werk en je privé verschilt. De aard van de projecten is normaliter verschillend. Het zal zo zijn dat werkprojecten vaak bepaalde gelijkenissen vertonen met elkaar en hetzelfde geldt voor je thuis projecten. Het is dus zo dat de structurering van de projectinformatie en taken optimaler kan verlopen als ze in aparte systemen worden beheerd, deze kunnen dan homogener zijn.

Veder zijn de noden anders. Zo is voor mij persoonlijk bijvoorbeeld voor mijn privé projecten mobiliteit erg belangrijk, terwijl dit in mijn werk context minder het geval is. Dit resulteert in andere technologie keuzes.

Technologie

Hoewel de twee systemen die ik hanteer structureel veel gelijkenissen vertonen, zijn ze ook fundamenteel verschillend. Zo zijn de systemen elk met compleet andere technologieën geïmplementeerd. Mijn werk systeem is uitgewerkt op een Windows 7 pc, terwijl mijn privé systeem uitgewerkt is op iOS. Deze keuzes zijn gemaakt omdat ze aansluiten bij de overige infrastructuur van de twee gebieden en de specifieke noden.

Bruggen

Natuurlijk komen er privé zaken boven tijdens het werk, en werk zaken tijdens je privé. Maar GTD heeft hier reeds een oplossing voorhanden: de inbox. Ik heb er dus twee: één werk en één privé. Met de inbox maak je de brug. Als je een getrainde GTDer bent en je inbox regelmatig leeg maakt gaat er zo nooit iets verloren.

Conclusie

Ik heb dus een apart systeem voor mijn werk en privé, en nu weet je ongeveer waarom. Of dit voor jou ook een goed idee is zal je voor jezelf moeten uitmaken. Ieders werk/privé is anders. Met mijn argument heb je hopelijk al wel wat stof tot nadenken als je merkt dat er wat wringt in je systeem voor werk en/of privé.

Verandering is onvermijdelijk. Als we ons leven organiseren doen we dat op basis van de huidige situatie. Maar een situatie is al gauw achterhaald. Veranderingen overkomen ons vaak zonder dat we het goed en wel beseffen. Verder zijn sommige veranderingen voldoende overweldigend dat ze een zekere periode nodig hebben om te settelen.

Dit alles gezegd zijnde, is het duidelijk dat we meestal niet stil staan bij onze organisatie na zulke veranderingen. Toch is dit wel nuttig, om niet te zeggen, nodig. Voor je het weet erger je je aan iets zonder het goed en wel te beseffen dat deze ergernis eigenlijk te wijten is aan een organisatie gebaseerd op een achterhaalde situatie. Een typisch voorbeeld is de plaats van gebruiksvoorwerpen. Wat ligt er in de bovenste schuif? Wat ligt er weggestopt op zolder? Wat waar ligt is niet alleen individueel maar ook temporeel.

Neem in je jaarlijks onderhoud al je ‘organisatie’ eens onder de loupe en stel de vraag: “Is dit op dit moment nog wel nodig op deze manier?”.

Verder plan je best een extra onderhoud een maand (of twee) na de einddatum van grote (veranderings)projecten waar je je ook deze vragen stelt.

Extra aandacht voor potentieel achterhaalde organisatie bespaart je toekomstige ergernissen en maakt ruimte vrij voor de huidige noden.

Met het doen komen we aan bij de kern van de Start to GTD reeks en in het algemeen GTD zelf. Al de constructies die we hebben opgezet zijn er net om beter dingen te kunnen doen.

Beslissen wat je vandaag en op dit moment kan doen hangt af van een aantal zaken:

• wat er vandaag op je kalender staat
• taken die je reeds gedefinieerd hebt
• nieuw werk dat op je afkomt
• werk dat je nog dient te definiëren

Dit zijn de dingen die je eigenlijk dient te bekijken in een soort ‘dagelijks onderhoud’ zodanig dat je acties voor die dag klaar hebt.

Kalender

Je kalender is je vaste waarde. Op je kalender zouden dan ook enkel dingen mogen staan die effectief op die dagen moeten gebeuren. Daaronder vallen dus afspraken, maar bijvoorbeeld ook échte deadlines.

Gedefinieerde taken

Je actie lijsten staan normaal vol met taken die je reeds uitvoerbaar hebt gedefinieerd. Dus kan je ze ook uitvoeren. Welke je kiest hangt hier af van enkele criteria:

• De context
• De beschikbare tijd
• De beschikbare energie
• De prioriteiten

De context

Afhankelijk van de context waarin je zich bevind zijn er slechts een deel van je gedefinieerde taken echt uitvoerbaar. Zelfs als er de mogelijkheid is om tussen verschillende contexten te wisselen, is het vaak efficiënter om gegroepeerd taken binnen dezelfde context af te handelen.

De beschikbare tijd

10 minuten voor een meeting begin je best niet aan een taak die langer dan 10 minuten in beslag neemt. Vele soorten taken hebben een opstart- of inwerktijd. Hiermee dien je dus uiteraard rekening mee te houden. Ook de geschatte duurtijd van de taak is relevant om ervoor te zorgen dat je geen onrealistische hoeveelheid taken denkt af te kunnen handelen.

De beschikbare energie

Na een urenlange meeting of op het einde van de dag kan je energiepijl zo laag zijn dat bepaalde intensieve taken niet realistisch zijn. Andere taken zijn net perfect voor zulke momenten. Zulke taken op voorhand gedefinieerd hebben zorgt ervoor dat je op zulke lage energie momenten toch nuttig bezig kan zijn, en niet hoeft terug te vallen op onnuttige tijdverdrijven.

De prioriteiten

Na de bovenhaalde filters te hebben toegepast kan je nog veel mogelijkheden hebben. Zo kan je bijvoorbeeld vol energie klaar aan je bureau zitten, geen meeting in het zicht. Dan komt het er op neer om die taken te selecteren die de hoogste prioriteit hebben. De prioriteit van je taken is natuurlijk afhankelijk van de prioriteiten van je projecten. Deze worden door jezelf bepaald en opgevolgd in het (wekelijks) onderhoud en hangen samen met het regelmatig bekijken van je focus horizonten¹.

Nieuw werk

Gedurende de dag kan (en zal) er nieuw werk op je afkomen. Hier is de kunst om hier niet meteen op te springen als dat niet nodig is. Die beslissing zelf moet je natuurlijk nemen aan de hand van de zelfde criteria die we aanhaalden voor gedefinieerde taken. Als je er niet meteen aan start is het natuurlijk belangrijk het nieuwe werk de normale weg te laten volgen en het via je inbox tot op een van je taken/project lijsten te brengen.

Te definiëren werk

Het verwerken van je inbox, het nakijken van projecten, … De taken die nodig zijn om je GTD systeem draaiende te houden, zijn natuurlijk ook mogelijke acties die je kan uitvoeren. Afhankelijk van hoeveel grip je op je werk hebt, kan het nodig zijn om eerst hier tijd in te steken. Een goed wekelijks onderhoud moet er voor zorgen dat het de pan niet uitswingt, maar dagelijks de dingen bijsturen zorgt ervoor dat je dag na dag op de rails blijft.

In dit artikel vind je — als aanvullend materiaal op deel 4 van de Start to GTD reeks — een ruwe vertaling van de originele triggerlijst die ook in het Engelstalige GTD boek te vinden is. In een later artikel brengen we een vereenvoudigde iets minder zakelijk georiënteerd en bruikbaardere versie van deze lijst.

Projecten

• gestart, niet afgehandeld
• die gestart moeten worden
• “Te bekijken”

Communicatie te verrichten/ te verkrijgen

• telefoons
• e-mailsi
• voice mails
• faxen
• brieven
• memo’s

Verbintenissen/Beloften ten opzichte van anderen

• baas
• partners
• collega’s
• ondergeschikten
• anderen binnen de organisatie
• andere professionals
• klanten
• andere organisaties

Schrijven te vervolledigen / voor te leggen

• rapporten
• evaluaties
• reviews
• voorstellen
• artikels
• markting materiaal
• handleidingen
• samenvattingen
• verslagen
• herwerkingen en aanpassingen
• status rapporten
• gesprekken en communactie tracking

Meetings

• aanstaande
• te plannen
• te debriefen

Lees/Review

• boeken
• tijdschriften
• artikels

Financieel

• cash
• budget
• balance
• voorspellingen
• krediet
• te betalen
• te ontvangen
• banken
• investeringen
• asset management
• kleingeld

Planning/organisatie

• doelstellingen
• doelen
• aankomende
  • presentaties
  • meetings
  • conferenties
  • reizen
  • vakanties
  • evenementen
• plannen
  • business plans
  • marketing plans
  • financial plans

Administratie

• overheid
• verzekering
• personeel
• procedures
• richtlijnen
• opleidingen

Sytemen

• telefoon
• computers
• software
• databases
• kantoorbenodigdheden
• printers
• faxen
• filing
• opslag
• kantoormeubelen
• decoratie
• voorraad
• business cards
• briefpapier
• organisers

Waiting for

• informatie
• gedelegeerde taken/projecten
• onderdelen van projecten
• antwoorden
  • op communicatie
  • op voorstellen
• verstuurde items
  • voor terugbetaling
• voor antwoord
• tickets
• externe acties die nodig zijn om een project verder te zetten of te vervolledigen
• bestellingen

Professionele ontwikkeling

• opleidingen
• seminars
• te leren
• te onderzoeken
• vaardigheden te ontwikkelen
• boeken te lezen
• onderzoek
• professioneel onderwijs
• licenties
• diploma’s
• carrière
• cv

kleding

• professioneel

Organisatie

• Organisatie ontwikkeling
  • organogram
  • herstructurering
  • authoriteiten
  • job beschrijving
  • faciliteiten
  • nieuwe systemen
  • veranderingsinitiatieven
  • leiderschap
  • opvolginsplanning
  • cultuur

Personeel

• aannemen
• afdanken
• reviews
• personeelsontwikkeling
• communicatie
• moraal
• feedback
• compensaties

Verkoop

• klanten
• prospectie
• leads
• verkoopsproces
• opleiding
• relaties
  • bouwen
  • onderhouden
• rapportering
• dienst na verkoop

Marketing/promotie

• campagne
• materiaal
• public relations

Onderhoud. Het is misschien een bizarre term die je eerder doet denken aan het binnenbrengen van je wagen bij de garage, maar eigenlijk is de term wel gepast. Zonder een regelmatig onderhoud kan je wagen niet vlot blijven rijden. Ook voor je GTD systeem geldt dit. Het hoe en waarom doen we in dit 4de deel van onze Start to GTD serie uit de doeken.

Wekelijks onderhoud

Een van de belangrijkste maar ook lastigste onderdelen van GTD is het wekelijkse onderhoud. De meeste GTD starters hebben hier dan ook het meeste moeite mee. Wekelijks is een hoge frequentie. Toch kan er niet genoeg benadrukt worden dat dit eigenlijk een van de belangrijkste onderdelen van GTD is. Zowat de hele effectiviteit van het systeem staat of valt met het onderhoud dat er voor zorgt dat het systeem zelf relevant en up to date blijft.

Het wekelijks onderhoud kan je zien als een wekelijks wederkerend project met een vaste actieset. Op papier kan je dit met een checklistje doen, in digitale systemen kan je dit met wederkerende takenlijsten.

De acties die je wekelijks dient uit te voeren zijn de volgende:

1. Vul je inbox
2. Maak je inbox leeg
3. Maak je hoofd leeg
4. Kijk kalender na
5. Kijk volgende acties na
6. Kijk wacht op acties na
7. Overloop je projecten
8. Overloop je ooit/misschien

Vul je inbox

In de vorige artikels hebben we aangeraden om als starter zo eenvoudig mogelijk te beginnen en dus ook maar één inbox te gebruiken. Op termijn kan dit wat uitgebreid worden. Maar omdat dat nu niet het geval is, is het wekelijks onderhoud het moment om dit wat op te vangen. Het zal namelijk zo zijn dat je gedurende de week ook nog wat losse papiertjes en dergelijke verzameld hebt. Nu is het het moment om die even te verzamelen en klaar te hebben om te verwerken.

Maak je inbox leeg

Als je de Start to GTD reeks tot hiertoe gevolgd hebt, heb je nu op zijn minst een:

• e-mail inbox
• brievenbus/bakje
• ideeën inbox (het notitieboek of toestel waar we in deel 1 over spraken)
• verzameling losse papiertjes (uit de vorige stap)

Deze dien je allemaal leeg te maken. Om geen van je inboxen te vergeten maak je er best aparte taken van in je takenlijst of checklist, zo kan je ze stuk voor stuk afvinken.

Wat wil dit leegmaken zeggen? Wel dit is het verwerken zoals we besproken hebben in deel 2; dus met als resultaat projecten en uitvoerbare acties.

Maak je hoofd leeg

Als er nog iets in je hoofd rondzweeft is het nu het moment om het te noteren en ineens te verwerken. Het is nuttig om voor deze oefening een trigger-lijst te gebruiken die je overloopt om je hoofd te stimuleren zijn informatie prijs te geven. Een voorbeeld trigger-lijst vind je in het vorige extra artikel¹.

Kijk kalender na

Wat is er vorige week gebeurd waar ik misschien nog iets voor moet doen? Wat gaat er volgende week gebeuren waar ik misschien nog iets voor moet doen? Dat zijn de twee vragen waar je in deze stap een antwoord op zoekt. Soms is het ook nuttig om meer dan een week in het verleden of de toekomst te kijken, maar meestal is het voldoende. Ook hiervan verwerk je de gegevens tot uitvoerbare acties.

Kijk volgende acties na

Als het goed is hebben de vorige stappen je actielijsten, die we reeds bespraken in deel 3, aangevuld. Nu is het tijd om deze nieuwe acties samen met de nog oude overgebleven acties te overlopen. Het doel is om na te gaan of deze acties nog geldig zijn. Een geldig wil onder andere zeggen:

• de actie moet nog uitgevoerd worden
• de actie is nog steeds relevant voor de vooruitgang van een project
• de actie is uitvoerbaar geformuleerd
• de actie is geen project op zich
• de actie heeft een juiste context toegewezen
• …

In deze stap kan het dus zijn dat je

• acties schrapt
• acties anders formuleert
• nieuwe projecten definieert samen met een eerstvolgende actie
• …

Kijk wacht op acties na

Kijk na of je wacht op acties nog relevant zijn. Is hetgeen waar je op wacht reeds gearriveerd? Is het nog nodig dat er op gewacht wordt? Wacht ik er al te lang op? Als het antwoord op dit laatste positief is, dien je een nieuwe actie te formuleren om contact op te nemen met de persoon of instantie waar je op wacht.

Overloop je projecten

Overloop je lijst met je projecten. Is deze lijst volledig? Is er voor elk project een eerstvolgende actie beschreven? Hoe staat de planning van het project? Dit zijn geen makkelijke vragen. Het beheren van projecten is dan ook een onderwerp op zich dat we in een latere reeks zullen behandelen. Als starter is het belangrijkste dat je al je projecten hebt genoteerd én voor elk project een eerstvolgende actie is genoteerd. Het wekelijkse onderhoud is de moment om er voor te zorgen dat dit waar is en blijft.

Overloop je ooit/misschien

Als laatste stap bekijk je je ooit/misschien lijst. Deze is geen onbelangrijk deel van het wekelijks onderhoud, maar ook niet super belangrijk. Deze stap kan je dus bijvoorbeeld enkel tweewekelijks doen. Het is vooral belangrijk om na te gaan dat wat hier staat nog steeds als ooit/misschien kan blijven geklasseerd worden. Als dat niet is, verwerk je het tot uitvoerbare acties.

Meer onderhoud

Naast het wekelijkse onderhoud is het ook aan te raden om ook onderhoud over grotere termijnen te houden. Zo kan je een maandelijks onderhoud uitvoeren. Hierin bekijk je dan de afgelopen maand en de komende maand. Ook per kwartaal of half jaar loont het de moeite om even stil te staan bij de langere termijn zaken.

Het jaarlijks evalueren van je doelstellingen is ook relevant. In plaats van nutteloze ‘goede voornemens voor het nieuwe jaar’ op te lijsten doe je er beter aan op met de structuur van een onderhoud het afgelopen jaar en het komende jaar onder de loupe te nemen. Zo krijg je een beter zicht waar je vandaan komt en waar je naartoe wil. Op basis daarvan kan je dan haalbare doelstellingen formuleren, hiervoor de juiste projecten definiëren met een aftoetsbare uitkomst, en voor deze projecten concrete eerstvolgende acties uitschrijven.

Onderhoud het onderhoud

In dit artikel geven we slechts een leidraad om als starter aan dit onderhoud te beginnen. Maar met de tijd zal je je onderhoud zelf aanpassen om beter afgestemd te zijn op jouw manier van werken. Het belangrijkste aan het onderhoud is dat je dit regelmatig doet. Door de drukte van het bestaan kan het wel is voorvallen dat je er een week niet toekomt. Pak de draad dan de volgende week terug op, wat het belangrijkste aan het onderhoud is dat je het onderhoud.

In deel 3 van onze Start to GTD serie bespreken we het organiseren. Voor een starter is dit het praktischste aspect van GTD. Maar soms wordt er daardoor wel eens van uitgegaan dat dit het enigste aspect is van GTD. Niets is minder waar, zoals je hopelijk al duidelijk is geworden door het lezen van de andere artikels in de Start to GTD reeks. Hoe dan ook is het wel een belangrijk onderdeel. Laten we eens kijken waarom.

Uit de vorige stappen van het proces zijn een aantal ‘dingen’ gevloeid. Om grip te kunnen krijgen op deze
‘dingen’ zullen we ze op een doordachte manier organiseren. De drie voornaamste te organiseren dingen zijn:

1. Acties
2. Projecten
3. Referentiemateriaal

Acties organiseren

Om je acties te organiseren maak je als starter best gebruik van twee niveaus en een aantal specifieke lijsten.

Domeinen

Als eerste niveau heb je de domeinen. Hier passen je projecten onder, maar ook eventuele losse acties. Voorbeelden zijn: Vrienden, Familie, Werk, Onderhoud, … . Het is nuttig om even na te denken wat die domeinen voor je zijn, maar verlies hier als starter niet te veel tijd aan. Deze domeinen zijn niet in steen gebeiteld, ze zullen ook evolueren in de tijd. Start gewoon met diegene die je dadelijk nodig acht.

Per domein heb je minstens 1 project nodig, net zoals je minstens een eerstvolgende actie per project nodig hebt. Dit zorgt ervoor dat er binnen dat domein vooruitgang kan geboekt worden. Tegenover een domein met enkel ‘losse acties’ moet je wantrouwig staan, geef je dit domein dan wel afdoende structurele aanpak?

Projecten

Het tweede niveau is het project niveau. Bij elk project heb je minstens 1 ‘eerstvolgende actie’ nodig. Deze fungeert eigenlijk als kickstart om dit project te kunnen starten of verder te zetten als je dit nodig acht. Natuurlijk kan je ook meerdere acties voor een project specifieren. Ik denk hier dan vooral aan de ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ acties. Het is niet de bedoeling dat je je actielijst opvult met alle mogelijke stappen die nodig zijn om tot de voltooiing van je project te komen. Deze zijn meestal nog te vaag en niet ‘uitvoerbaar’ te beschrijven (zoals besproken bij Verwerken) en vallen dan ook niet echt binnen de definitie van acties. Het is wel nuttig om deze informatie ergens bij te houden, maar zo’n grote brokken horen eerder thuis in een project plan of project nota’s die je tijdens je onderhoud kan bekijken om er echte fysieke acties uit te puren. Deze informatie houd je dus niet in je actielijsten bij.

Contexten

GTD stelt voor om deze eerstvolgende acties niet te noteren op een grote todo lijst, maar deze lijst op te splitsen in verschillende lijsten per context. Zo’n context is bijvoorbeeld een fysieke locatie of een fysiek toestel dat nodig is om de actie uit te voeren, bijvoorbeeld: @werk, @thuis, @telefoon. Het doel dat GTD hier aan koppelt is het wegfilteren van acties die je op dat moment toch niet kunt uitvoeren. In onze huidige hypergeconnecteerde wereld is dit echter minder nuttig geworden. Het onderscheid thuis/werk is misschien nog wel nuttig, maar ook dat durft te vervagen. Je zal dus voor je zelf moeten uitmaken of je deze dimensie echt nodig acht. Als starter kan ik het aanraden als een manier om ‘fysiek’ genoeg gedefinieerde acties te bekomen. Het kiezen van een fysieke context dwingt je na te denken over hoe je echt deze actie dient te realiseren: “Waar moet ik dit doen? Wat/wie heb ik nodig om dit te doen?”. Acties gegroepeerd bekijken per zulke contexten geeft dan ook een extra uitvoerbare dimensie.

Meer lijsten

Wat houden we nog in actielijsten bij? Naast de net beschreven lijst voor je effectieve projecten en de lijst(en) voor je eerstvolgende acties heb je ook nog de mogelijk “ooit/misschien” acties en projecten. Maak hier niet één lijst van, maar zoveel je er nodig hebt, bijvoorbeeld: misschien te kopen, films ooit te zien, boeken ooit te lezen, uit te proberen dingen, … Als je dus zoiets te binnenschiet kan je het dus steeds parkeren op de juiste lijst, maar als je snel moet zijn kan het natuurlijk steeds via de inbox passeren.

Een andere zeer belangrijke lijst is de “wacht op” lijst. Hier parkeer je alle acties die je van andere mensen verwacht. In plaats van een eerstvolgende actie kan de actie van een project een ‘wacht op’ actie zijn, waarbij de vereiste actie enkel de (wekelijkse) opvolging van deze actie is. Typisch zal je iets gevraagd hebben aan een bepaalde persoon via email of een ander medium. Zulke acties kan je best noteren met alle informatie er in vervat, voorbeeld: “WF:Kurt re:vraag”. Als je met contexten werkt kan het nuttig zijn deze ook in een @persoon context onder te brengen.

Sommige acties of projecten kan je ook gerust uitstellen omdat je er niet wekelijks aan hoeft herinnerd te worden maar wel vanaf een bepaald moment in de toekomst. Parkeer deze zaken op je kalender (en indien digitaal zet een reminder!).

Projecten organiseren

Zoals bij de acties vermeld houd je ook een lijst bij van al je projecten, mogelijk opgedeeld per domein. Maar het organiseren stopt natuurlijk niet bij de projecten en acties alleen. Van projecten dien je informatie bij te houden. Zo zal het voor sommige projecten nodig zijn om de planning en het referentiemateriaal bij te houden. Hier zullen we in de Start to GTD reeks niet verder op ingaan. Voor nu kan ik alleen maar zeggen: houd het simpel. Een lijstje voor de planning, een mapje voor het materiaal, … .

Referentiemateriaal organiseren

Voor het algemene referentiemateriaal geld hetzelfde, houd het simpel. Een fysiek alfabetisch mappensysteem zoals voorgesteld in het GTD boek is prima. Digitaal kan je gewoon met mappen per onderwerp werken. Maarhoud de hiërarchie zo vlak mogelijk. Op een modern computersysteem is de zoekfunctie je beste vriend. Het heeft niet veel zin om met mappen informatie toe te voegen die reeds in de bestanden zelf vervat zit, daarop kan je toch al zoeken.

In deel 2 van onze Start to GTD serie hebben we het over het verwerken van de input die je — zoals beschreven in deel 1 — hebt verzameld. Bij de verwerking van ideeën/input dien je je voor elk stukje een aantal vragen te stellen, en dat begint bij:

Is het iets dat ik moet doen?

Deze eerste vraag is een straffe, maar een belangrijke. Veel stress kan voorkomen worden door deze eerste vraag zo snel mogelijk te beantwoorden. Als het namelijk iets is wat je niet moet doen kan je onmiddellijk overgaan naar stap drie in de GTD werkstroom, het organiseren. Of, als het zo-even kan, gewoon dadelijk in de vuilbak ermee.

Je kan de vraag ook lezen als “Is het iets dat ik moet doen?”. Het kan namelijk zijn dat je de input gewoon kan doorgeven. Let wel, het is dan misschien nodig om deze doorgave op te volgen of er wel iets mee gebeurt. In dat geval is er dan ook terug weer “iets dat jij moet doen”, namelijk dit opvolgen. Hoe je met het bijhouden van zulke acties van start gaat is een onderdeel van stap drie.

Als het antwoord op vraag 1 positief is, als het dus effectief iets is wat je moet doen, komt de volgende lastige vraag:

Is dit een enkele actie of een project?

Als het een project is (en dat is eigenlijk alles dat niet met een enkele actie is afgehandeld) moet je bepalen wat de eerstvolgende actie is die je kan ondernemen om dit project te starten of verder te zetten.

Dat is uiteraard gemakkelijker gezegd dan gedaan. Ten eerste zijn enorm veel dingen mini-projecten, om niet te zeggen bijna alles. Als je dit niet goed beseft staat je todo-lijst de kortste keren vol met niet direct uitvoerbare zaken zoals ‘belastingsbrief’ of ‘probleem X’. Het is dus van belang om je hierin te trainen. Als starter neem je beter de eenvoudige aanpak: alles is een project.

Hoe omgaan met (mini) projecten

Hoe kom je van een project tot een eerstvolgende actie? Hiervoor is er in GTD het ‘natuurlijk plannen’ model opgesteld. Hierop ingaan is een beetje te veel voor deze start to GTD reeks, dus houden we het beknopt. Als je wel weet dat het project X moet gebeuren, maar eigenlijk nog niet weet hoe, dan zijn er een paar soorten acties die je kan opnemen om dit te weten te komen:

• brainstorm X
• google X
• draft voorstel rond X
• spreek Y mbt X
• plan meeting mbt X

Dit soort acties zorgt ervoor dat je eigenlijk meer informatie krijgt, en dus meer vat op X, om zo daarna concrete acties te kunnen formuleren.

Acties beschrijven

Als je bent te weten gekomen wat je moet doen, of je verzamelde idee/input is effectief maar een enkelvoudige actie, dan is het belangrijk om dit zo uitvoerbaar mogelijk te noteren¹. Dit kan je doen door je acties altijd starten met een werkwoord. Op die manier zijn ze meestal voldoende duidelijk beschreven (namelijk als een uitvoerbare actie) om er effectief aan te kunnen starten. Voorbeelden zijn: email, spreek, vraag, print, google, lees, schrijf, schets, teken, maak, … .

Uitvoeren of organiseren.

Eens je duidelijk hebt gedefinieerd wat het is, kunnen we het uitvoeren of organiseren. Maar dat bespreken we in deel 3 en 5 van de Start to GTD serie.

De GTD werkstroom start bij de input die we dagelijks te verwerken krijgen. Input komt tot ons via verschillende wegen. Ruwweg kunnen we de volgende types input onderscheiden:

• digitale input (e-mail, …)
• analoge input (brieven, …)
• menselijke input (gesprekken, …)
• interne input (je hersenen)

Voor die eerste twee hebben de meeste mensen wel een verzamelsysteem. Zo komen e-mails binnen in de inbox van je mailprogramma, en komen brieven binnen in je brievenbus. Hoewel hier nog veel over te zeggen valt¹, ga ik er even van uit dat die eerste twee types input gedekt zijn, er bestaan tenslotte gangbare “inboxen” voor. Echter voor die laatste twee hebben de meeste mensen maar één soort inbox, en zelfs een hele slechte: hun eigen hoofd.

Een belangrijk onderdeel van GTD is dan ook de regel: “Haal het uit je hoofd”. Dit komt neer op de zaken die voortvloeien uit deze laatste twee soorten input ergens te noteren — te “verzamelen” — buiten je hoofd.

GTD zegt weliswaar alles wat je te binnenschiet, ook leuke ideetjes en fantasietjes, te verzamelen. Dat is misschien wel de goede gewoonte om op termijn te ontwikkelen (want elk “los eindje” is er een te veel, dat uiteindelijk alleen maar in je hoofd zal blijven rondspoken), maar als je start met écht alles te verzamelen krijg je al snel een hoopje input erbij, dat je, als (her)starter, niet onmiddellijk verwerkt zal kunnen krijgen. Dat kan demotiverend werken, zeker als je net met GTD gestart bent om net terug een beetje meer grip te krijgen op je huidige situatie en niet met nog meer input geconfronteerd wil worden.

Vandaar het voorstel om als start enkel die dingen te verzamelen die tot je komen als er ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ door je hoofd flitst. Dit zijn “belangrijke” dingen, weliswaar op verchillende niveaus. Zo zou je op deze manier bijvoorbeeld zowel ‘Koop brood’ als ‘Email X - status project Y’ kunnen verzamelen. Twee compleet verschillende taken, maar beiden wel relevant in hun eigen gebied (respectievelijk bijvoorbeeld ‘Familie’ en ‘Werk’).

Om goed en snel te kunnen verzamelen schrijf je deze dingen altijd ergens op eenzelfde plaats op. Deze unieke plaats wordt als het ware dus de “inbox” voor de laatste twee type inputs, net zoals je al inbox had voor je e-mails.

Voor deze inbox gebruik je best een medium dat je goed ligt, iets waar je vertrouwd mee bent en dat je altijd bij je hebt. Voor mij is dat momenteel voor privé zaken mijn gsm², en voor professionele zaken mijn computer en een notitieboek³.

Zorg er in ieder geval voor dat je geen weerstand hebt om hier iets in/op te kribbelen. Dat is ook de reden waarom ik persoonlijk eerder voor de digitale oplossing kies. Ik vind het namelijk zonde om een mooie moleskine te “bekladden”⁴ met zaken zoals ‘koop brood’, terwijl je digitaal zoiets na verwerking verwijderen kan zonder sporen na te laten. Om te starten kan ik enkel aanraden om het niet te ver te zoeken. Gebruik gewoon iets dat je nu al bij hebt: je gsm, je agenda, een notietieboekje, … maar wees vooral rigoureus met alles enkel daar te verzamelen. Dus gebruik niet én je gsm én wat papiertjes én je agenda, én … Start simpel.

Het belangrijkste doel bij de stap “verzamelen” is: haal het uit je hoofd. Door het ‘Ah! Ik mag zeker niet vergeten …’ criterium toe te passen en gebruik te maken van één enkele “inbox” zal je hopelijk sneller van start kunnen gaan met dit onderdeel van de GTD werkstroom⁵.

Waar zal ik beginnen? Dat is natuurlijk de vraag die ik me stelde als ik me boog over het probleem van mijn eerste artikel. Wel, om te beginnen zal ik beginnen bij het beginnen met GTD zelf.

Na het lezen van het boek is het natuurlijk de bedoeling dat je ook effectief de koe bij de horens vat en start. Het boek zelf geeft hier uiteraard ook wel enige richtlijnen, maar die zijn nogal groots in mijn ogen. Het is altijd zinvol om iets kleiner te beginnen en dat dan later uit te bouwen. Dit kleine begin is de inhoud van de komende Start to GTD¹ artikel reeks. In 5 artikels zal ik de verschillende aspecten van de GTD werkstroom kort toelichten met concrete tips om te kunnen starten of te kunnen herstarten, want zelf doorwinterde GTD aanhangers durven al eens van het geijkte pad afraken.

Naast de GTD werkstroom zijn er nog andere belangrijke aspecten van GTD (natuurlijk plannen, de focus-horizonten, …), maar die aspecten zal ik pas in latere artikels (of artikel-reeksen) belichten².

De volgende artikels mag je in de komende Start to GTD reeks verwachten:

1. Verzamelen
2. Verwerken
3. Organiseren
4. Onderhouden
5. Doen

Hopelijk zullen deze artikels een hulp voor je zijn bij het starten (of herstarten) van GTD.